Ką reikia žinoti apie administracinių pareigų hierarchiją

Administracinė pareigų hierarchija

Ar suprantate administracinių pareigų hierarchiją?



Net daugelį metų administracinėje srityje dirbantiems žmonėms sudėtingas pareigų pavadinimų, organizacinių struktūrų ir įvairios atsakomybės tinklas kartais gali būti šiek tiek painus. Patyrę administratoriai gali sau užduoti klausimus, tokius kaip:

  • Kokius skirtingus dalykus paprastai daro administracijos pareigūnai ir administraciniai prižiūrėtojai? (Pareigūnai paprastai valdo procesus, o prižiūrėtojai, bet ir kiti darbuotojai.)
  • Koks skirtumas tarp „Office“ administratorius ir „Office Manager“ ?
  • Ar vykdomasis administratorius yra vykdomojo lygio administratorius ar kažkas, kuris administruoja vadovus? (Paprastai jie administruoja vadovus.)

(- Padarykite daugiau su * Padėjėjas - asistentų parengtas nemokamas savaitinis naujienlaiškis padėjėjams.)

Klausimai tęsiasi ir tęsiasi. Galų gale paslaptinga administracinių pareigų schema gali paskatinti specialistus suabejoti, kur jų pačių pavadinimai dera bendrame peizaže. Panaši dilema gali sugluminti darbo medžiotojus, kurie svarsto, į kuriuos administracinius pareigybių pavadinimus reikėtų atsižvelgti ieškant karjeros.



Paini dėl administracinių pareigų pavadinimų hierarchijos

Patikslinkime administracinių pareigų pavadinimų hierarchiją! Čia yra viskas, ką reikia žinoti, kad suprastumėte skirtingus administratoriaus pavadinimų lygius ir taip pat suprastumėte, ką reiškia pavadinimai.

Pastaba prieš pradedant: Toliau pateikiami pareigų pavadinimai, atsakomybė ir lūkesčiai, kuriuos apibūdiname toliau, gali būti pateikiami keliais lygmenimis. Pvz., „Office Manager“ gali būti pradinio lygio pareigos vienoje įmonėje ir aukšto lygio pareigos kitoje įmonėje, turinčioje reiklesnius biuro poreikius. Be to, atkreipkite dėmesį, kad šis sąrašas apima daug, bet tikrai ne visus administracinius pareigybių pavadinimus, su kuriais susidursite.



Pradinio lygio administracinių pareigų pavadinimai

Pradinio lygio administracinių pareigų pavadinimai

  • Biuro koordinatorius
  • Ofiso administratorius
  • Biuro asistentas
  • Biuro vadybininkas
  • Biuro tarnautojas
  • Registratūros padėjėjas
  • Duomenų įvedimo tarnautojas
  • Duomenų įvedimo specialistas
  • Departamento koordinatorius
  • Administracinis koordinatorius
  • Administracinis Asistentas
  • Administracinių paslaugų padėjėjas
  • Administracinė pagalba
  • Administracinis bendradarbis
  • Administratorius
  • Jaunesnysis administracijos padėjėjas
  • Renginių administratorius
  • Registratorė
  • Bylos tarnautojas
  • Asmeninis asistentas

Pradinio lygio administratoriaus darbo pareigos

Pradinio lygio administratoriai paprastai daro šiek tiek visko. Jiems gali tekti vieną lėtą dieną tvarkyti bylas ir rengti dokumentus, o kitą dieną jie ateis į darbą, kad rastų gautuosius, kuriuose gausu įvairių biuro darbuotojų prašymų.

Darbuotojai kreipiasi į savo administratorius, norėdami gauti bet kokią paramą, kurios jiems reikia bet kuriuo metu. Žmonės, einantys šias pareigas, užbaigia visus reikalingus daiktus aplink biurą, padeda darbuotojams atlikti viską, kas įmanoma, ir palaiko biuro darbą kuo sklandžiau.

Bet kuris pradinio lygio administratorius tikriausiai atsidurs:

  • Biuro ryšių valdymas - organizacinių telefono skambučių, el. Pašto ir tradicinio pašto siuntimas
  • Biuro paslaugų, įskaitant IT išteklius ir įrenginius, palaikymas (tai apima techninių klausimų ir paslaugų prašymų pateikimą.)
  • Bendradarbiavimas departamentuose, padedantis planuoti renginius ir iniciatyvas
  • Derinti kelionių planus, sudaryti maršrutus ir užbaigti užsakymus
  • Kalendorių planavimas ir tvarkymas
  • Kontaktų sąrašų tvarkymas
  • Išlaikyti biurą padavimo sistema tvarka
  • Atstovauti biuro interesus santykiuose su išoriniais partneriais, įskaitant pardavėjus, konsultantus ir klientus
  • Sąskaitų faktūrų kūrimas
  • Raštinės reikmenų sekimas ir užsakymas
  • Teikti biuro užkandžiai ir kitos privilegijos
  • Pagalbos teikimas direktoriams, vadovams ir vadovams
  • Bendrų biuro patalpų tvarkymas
  • Tvarkyti gaunamus ir siunčiamus paketus bei paštą

Kad tinkamai tvarkytų šį įvairų pareigų sąrašą, pradinio lygio administratoriai paprastai turėtų:

  • Pripažinti galimas problemas ir į jas reaguoti
  • Imkitės iniciatyvos savarankiškai ir kūrybiškai spręsti problemas (Kad būtų kuo efektyvesni, pradinio lygio administratoriai turi sugebėti priimti sprendimus ir spręsti klausimus nereikalaudami kitų indėlio.)
  • Veiksmingai ir pagarbiai bendrauti su vidaus ir išorės suinteresuotaisiais asmenimis įvairiais formatais
  • Strategiškai valdyti laiką
  • Daugybė užduočių ir greitai perkelkite užduotis, kad atliktumėte įvairias vyriškas pareigas, neleisdami niekam patekti į plyšius
  • Tvarkykite ir apdorokite informaciją, kartu stebėdami fizinius daiktus ir projektus, kad padidintumėte produktyvumą
  • Išsaugokite ramybę, kai viskas blogai
  • Būkite greiti ir visada pasiruošę
  • Prisiminkite pagrindinę informaciją, kai keli žmonės visą dieną pateikia žodines, ranka rašytas ir el. Paštu siunčiamas užklausas
  • Dirbkite greitai, bet tiksliai

Vidutinio lygio administracinių pareigų pavadinimai

Vidutinio lygio administracinių pareigų pavadinimai

  • Administracinis Asistentas
  • Biuro vadybininkas
  • Vykdomasis padėjėjas
  • Operacijų vadybininkas
  • Administracinių paslaugų vadovas
  • Administracinės paramos vadybininkas
  • Administracinės paramos specialistas
  • Renginių administratorius
  • Asmeninis asistentas
  • Paslaugos administratorius
  • Kelionių koordinatorius
  • Administracijos specialistas
  • Vykdomasis administracijos padėjėjas
  • Vykdomasis sekretorius
  • Verslo vadybininkas
  • Verslo administratorius
  • Patalpų valdytojas
  • Administracijos technikas
  • Personalo padėjėjas
  • Tvarkaraštis
  • Padalinio padėjėjas

Vidutinio lygio administratoriaus darbo pareigos

Kaip ir pradinio lygio administratoriai, taip ir vidutinio lygio administratoriai daro šiek tiek visko. (Ką galime pasakyti; atrodo, kad tai skiriamasis administracinės srities bruožas.) Tačiau skirtingai pradinio lygio administratoriai, vidutinio lygio administratoriai paprastai atlieka šiek tiek mažiau, bet kur kas labiau specializuotas užduotis, pavyzdžiui, tvarko darbo užmokestį. Vidutinio lygio administratoriai taip pat paprastai bus kviečiami dalyvauti dideliuose, į misijas orientuotuose įmonės projektuose, įskaitant įmonės kultūros iniciatyvas, darbuotojų atlygio programas ir strateginį prekės ženklo keitimą.

Be to, perėję iš pradinio lygio į vidurinį, administratoriai sukaups pakankamai patirties, kad galėtų sukurti ir įgyvendinti savo politiką, kad pagerintų įmonės veiklą.

Bet kuris vidutinio lygio administratorius tikriausiai atsidurs:

  • Įgyvendinti biuro politiką ir strateguoti esamų procesų patobulinimus
  • Su įmonės kultūra ir darbuotojų sveikata susijusių iniciatyvų plėtojimas
  • Kritinių saugos procedūrų įgyvendinimas, įskaitant evakuacijos planų sudarymą, pratybų vykdymą ir pastato saugumo nustatymą
  • Darbo užmokesčio tvarkymas
  • Planuoti biuro dizainą ir išplanavimą
  • Įlaipinti ir išlaipinti naujus darbuotojus
  • Operacijų užduočių valdymas, įskaitant darbuotojų atlygio privilegijų tvarkymą, automobilių stovėjimo aikštelę ir pastato priežiūrą
  • Tiesioginė pagalba vadovams
  • Renginių ir susitikimų planavimas
  • Kelionių koordinavimas
  • Kalendorių planavimas ir tvarkymas
  • Kurti ataskaitas ir kartais jas pateikti
  • Prižiūri kitus biuro pagalbinius darbuotojus
  • Knygų ir apskaitos vedimas
  • Sąskaitų faktūrų išrašymo procesų valdymas
  • Įmonės informacijos organizavimo ir architektūros nustatymas
  • Reguliarus bendravimas su klientais, pardavėjais, pastatų valdymu ir darbuotojais
  • Vykdyti didelius biurų projektus, tokius kaip renovacija, įrengimas ir biuro projektavimo iniciatyvos
  • Tvarkyti biuro biudžetą ir finansų administravimą, nuo išlaidų tvarkymo iki procesų įgyvendinimo
  • Derybos ir sutarčių sekimas
  • Klausymų nagrinėjimas (ir sprendžia su jais susijusius klausimus)
  • Darbuotojų konfliktų sprendimas

Daugiafunkcinis administracinis padėjėjas

Kad tinkamai tvarkytų šį įvairų pareigų sąrašą, vidutinio lygio administratoriai paprastai turėtų:

  • Nepriklausomai kurkite perspektyvius kylančių problemų sprendimus
  • Sverto visas prekybos įrankiai tobulinti ir sustiprinti procesus
  • Galvokite strategiškai ir suteikite vadovams patikimą didelių vaizdų vadovą
  • Maloniai valdykite spaudimą, kad liktumėte nuolat patikimas valdymo šaltinis
  • Pirmenybę teikite darbui taip, kad atitiktų įmonės misiją
  • Visada naudokitės savo nuožiūra, kad būtumėte patikimas konfidencialios informacijos saugotojas
  • Efektyviai perduokite pranešimus įvairioms auditorijoms įvairiais formatais
  • Derėkitės ir kurkite tinklą, kad sukurtumėte naudingus ir patenkinamus ryšius
  • Pasitelkite emocinį intelektą, kad dirbtumėte harmoningai ir efektyviai su kitais
  • Taikykite analizės įgūdžius informuodami pagrindinius verslo sprendimus
  • Suprasti ir interpretuoti sudėtingą informaciją, susijusią tiek su abstrakčiomis (santykiais), tiek su techninėmis (atsargų valdymo) biuro pareigomis
  • Prisitaikykite prie besikeičiančių reikalavimų ir atsakomybės
  • Vadovauti kitiems ir perduoti užduotis
  • Nurodykite projektus ir darbo eigą nuo pradžios iki pabaigos
  • Sugavimo detalės tiek didelės, tiek mažos
  • Klausykite, skatinkite ir kartais suteikite „terapiją“ darbo vietoje

(- Padarykite daugiau su * Padėjėjas - asistentų parengtas nemokamas savaitinis naujienlaiškis padėjėjams.)

Aukšto lygio administracinių pareigų pavadinimai

Aukšto lygio administracijos padėjėjas

  • Biuro vadybininkas
  • Vykdomasis padėjėjas
  • Vyresnysis vykdomasis padėjėjas
  • Vyresnysis asmeninis padėjėjas
  • Vyriausiasis administracijos pareigūnas
  • Administracijos direktorius
  • Administracinių paslaugų direktorius
  • Vyriausiasis operacijų vykdytojas
  • operacijų direktorius
  • Vyresnysis registratorius
  • Bendruomenės ryšininkas
  • Vyriausiasis laimės pareigūnas
  • Vyriausiasis žmonių pareigūnas

Aukšto lygio administratoriaus darbo pareigos

Kaip ir kiti administratoriai, aukšto lygio administratoriai kartkartėmis tai daro. Tačiau aukšto lygio pozicijose dėmesys, kurį pradėjome matyti apie vidurinį lygį, tampa dar gilesnis. Aukšto lygio administratoriai paprastai praleidžia daugiau laiko dirbdami su konkrečiais vadovais arba dirbdami su verslo procesais. Patyrę administratoriai didžiąją laiko dalį praleis užtikrindami savo dėmesio srities sėkmę, o kur kas mažiau laiko spręsdami dalines problemas, nedideles ekstremalias situacijas ir kitas nedidelio masto administracines užduotis.

Bet kuris aukšto lygio administratorius tikriausiai atsidurs:

  • Tarnauja kaip vyriausiasis bendradarbis biure
  • Kuriant ir vykdant visos įmonės iniciatyvas, politiką ir procesus yra vienintelis ryšininkas tarp skirtingų biurų komandų
  • Palengvinti ir netgi vadovauti naujoms verslo iniciatyvoms ir strateginiams projektams
  • Konsultacijos siekiant pagerinti visų skyrių veiklą ir darbo eigą
  • Atlieka įvairias strategines žmogiškųjų išteklių funkcijas, susijusias su darbuotojų samdymu, išlaikymu ir politikos formavimu
  • Kitų padalinių vadovų ir vadovų valdymas
  • Nustatyti, kaip geriausiai panaudoti įmonės išteklius
  • Įmonės suinteresuotųjų šalių informavimas apie pagrindinius atnaujinimus ir pokyčius
  • Vadovavimas ir vadovavimas visai administracijos palaikymo komandai ir dažnai taip pat kitoms komandoms
  • Tikslų nustatymas visai įmonei ir atskiroms komandoms
  • Visų dalykų, susijusių su kasdienėmis operacijomis, priežiūra
  • Verslo plėtros galimybių įgyvendinimas
  • Pagrindinių išorinių strateginių verslo santykių palaikymas
  • Tarnauti vadovaujantiems vadovams pagrindiniams vadovams ir prisiimti begalę atsakomybių pagal šias galimybes

Kad tinkamai tvarkytų šį įvairų pareigų sąrašą, vidutinio lygio administratoriai paprastai turėtų:

  • Turi ilgametę patirtį ir įrodytą sėkmę administravimo ar vadovavimo srityje
  • Parodykite strateginio ir kritinio mąstymo įgūdžius, kurie varžosi su vadovais, kuriems jie tarnauja
  • Turėkite antgamtinę akį, kad gautumėte detalių; šie žmonės prisimena kiekvieno vardą, pavardę, kiekvieną terminą ir kiekvieną svarbiausią politiką bei procesus
  • Norėdami gauti rezultatų, bendraukite su visais ir visais
  • Manipuliuokite jų laiku, kol atrodo, kad jie turi daugiau valandų per dieną
  • Parodykite investuotojo lygio įsipareigojimą vykdyti įmonės misiją
  • Turite įgūdžių tobulinti procesus ir valdyti darbo eigą taip, kad būtų skatinamas efektyvumas ir geranoriškumas
  • Būkite gerai pamėgti ir gerbiami visų lygių ir visų padalinių darbuotojų
  • Prisiimkite atsakomybę už visus rezultatus, net ir tuos, kurie tiesiogiai neliečia kasdienio darbo

(- Padarykite daugiau su * Padėjėjas - asistentų parengtas nemokamas savaitinis naujienlaiškis padėjėjams.)

Jei esate administravimo srityje (ypač jei naršote darbus), esame tikri, kad aptikote nemažą dalį administracinių pareigybių. Mums labai patiktų jūsų intelektas dėl administracinių pareigų hierarchijos. Praneškite mums, kuriuos titulus praleidome, ir pasidalykite savo įžvalgomis žemiau!

Ypatingas ačiū O * NET OnLine , remiamą JAV darbo departamento, už nuostabios užimtumo informacijos duomenų bazės laikymą.