Vienintelis „Office Procedures Manual“ šablonas, kurio jums prireiks

Biuro procedūrų vadovas

Jei turite biuro procedūras, kurias turite dokumentuoti, tikriausiai galite naudoti biuro procedūrų vadovo šabloną. Šablonai palengvina jūsų gyvenimą, suteikia jums tvirtą atspirties tašką ir padeda užtikrinti, kad nepaliksite svarbios informacijos.



Kodėl pirmiausia reikėtų dokumentuoti biuro procedūras? Kitaip tariant, kodėl jums reikia sukurti biuro procedūrų vadovą?

Patarimas profesionalams: jei esate nuotolinis darbuotojas arba esate komandos narys su nuotoliniais darbuotojais ir ieškote efektyvaus būdo palaikyti ryšį, rekomenduojame išsiregistruoti Nextiva . Puikiai sukurta šiuolaikinei paskirstytai darbo jėgai, „Nextiva“ „Voice over Internet Protocol“ (VoIP) technologija leidžia jūsų darbuotojams atlikti aiškius skambučius iš bet kurios vietos naudojant kompiuterį ar telefoną.

Puikus klausimas. Sveikas protas rodo, kad procedūrų vadovai apskritai yra gera idėja, tačiau yra ir keletas specifinių biuro procedūrų vadovo kūrimo pranašumų:



  • Jei atostogausite, visi norintys galės atlikti svarbiausias užduotis naudodamiesi vadovu. Vadovas padeda jūsų budėjimams atlikti tai, ką reikia padaryti, taip pat suteikia jums ramybę, nes žinosite, kad jūsų darbas yra aprėptas ir teisingai padengtas; jūs juk parašėte vadovą!
  • Jei jums reikia įdarbinti naują darbuotoją, galite pateikti naujam darbuotojui vadovo kopijas. Jūs galėsite lengvai paaiškinti visus procesus ir procedūras, kai seka naujas darbuotojas, nes viskas bus aiškiai aprašyta vadove.
  • Jei jums reikia paaiškinti vadovybei savo pareigas ir procesus, turėsite gerai dokumentuotą visų svarbiausių procesų ir užduočių sąskaitą tiesiai išprusę.
  • Jei kada nors paliksite dabartinį darbą, jums nereikės prieš išvykstant įrašinėti visų savo procesų. Taip pat bus naudinga jūsų pakeitimui ir visai įmonei, jei turėsite informacinį vadovą, kuris nebuvo sukurtas skubant.

SN_SwagBox_banner

Žemiau pateikti šablonai ir patarimai padeda „Office“ vadovams ir vadovų padėjėjams dokumentuoti ir dalytis savo išbandytais ir tikrais darbo procesais.

(PS - Prisijunkite prie vienos iš mūsų privačių FB grupių tik Vykdomieji padėjėjai arba Biuro vadovai . Tai bendruomenėsusisiekti, bendradarbiauti ir dalytis patarimais, kaip įveikti platų iššūkių spektrą, su kuriuo susiduriate atlikdami savo vaidmenį.)



„Office“ procedūrų vadovas

Čia rasite viską, ko reikia norint sukurti efektyvų biuro procedūrų vadovo šabloną.

„Office“ procedūrų vadovas

  1. S paruoškite savo vadovą su kontūru. Pasak Patricijos Robb , autorius Juokas iš viso darbo: dienoraščio išlikimo dienoraštis administracijos padėjėjui , „Turėtumėte išdėstyti savo pareigas loginiu formatu turinio lentelėje, kad nustatytumėte, kaip norite įdėti kiekvieną daiktą. Užpildę turinį, galite grįžti ir užpildyti išsamią informaciją. “
  2. Norėdami išsiaiškinti savo pagrindines pareigas, naudokitės savo darbo aprašymu ir bet kokiais naujausių apžvalgų dokumentais. Jūsų vadove turėtų būti nuosekliai aprašyta, kaip atlikti kiekvieną iš šių pagrindinių pareigų.
  3. Atskirkite visas dokumentams reikalingas strategijas nuo procedūrų, kurias turite dokumentuoti. Pagal Atitikties tiltas , „Politika apibrėžia taisyklių rinkinį, pvz., Elgesį darbo vietoje, o procedūra apibrėžia žingsnius, kuriuos turėtumėte atlikti įlaipindami naują darbuotoją“. Kai norite, kad kas nors žinotų, kodėl ką nors darote, sukurkite ir įrašykite politiką. Kai norite, kad kas nors žinotų, kaip ką nors padaryti, sukurkite ir įrašykite procedūrą.
  4. Parašykite vadovą aiškia ir glausta kalba. Kriptinis procedūrų vadovas praktiškai nenaudingas. Štai jums nauja biuro patarlė: Procedūrų vadovas, kurio niekas negali suprasti, niekam neduos nieko gero.
  5. Įtraukite antraštes ir taškus. Be procedūrų rašymo aiškia kalba, iškvieskite svarbias temas ir išsinešimus naudodami paryškintas antraštes, ženklelius, lenteles ir kitus vaizdiniai elementai kad suskaido teksto blokus. Tai padeda visiems pereiti prie vadovo ir pereiti prie atitinkamų skyrių.
  6. Įtraukite asmens, kuriam priklauso procesas, kontaktinę informaciją , tikriausiai pats. Tai padeda visiems, naudojantiems vadovą, žinoti, į ką kreiptis, jei kyla klausimų.
  7. Patvirtinkite vadovą. Leiskite kam nors nežinančiam, ką darote, perskaityti vadovą. Kai jūsų bendradarbis perskaitė instrukciją, paprašykite, kad jis jus paleistų per pjesę, ką jis veiktų bet kurią dieną. Jei jis klajoja, tai greičiausiai yra rankinio rašymo ar struktūros klaida.
  8. Padarykite vadovą kaip ieškomą PDF. Tai leidžia žmonėms ieškoti kur kas rafinuotiau, nei jie gali pasiekti, naudodamiesi tik savo akių obuoliais, kad nugriebtumėte jūsų kulkas ir antraštes, neatsižvelgiant į tai, kaip jie gerai organizuoti.
  9. Įtraukite vadovo sukūrimo datą ir paskutinio atnaujinimo datą. Tai padės vartotojams patikrinti, ar jie gauna dabartinę informaciją.
  10. Pateikite kiekvienos procedūros lankstumą ir galimybes. Pagal vienas politikos rašymo vadovas , „Kai įmanoma, procedūros turėtų pasiūlyti vartotojui galimybes. Be reikalo ribojančios procedūros gali apriboti jų naudingumą “. Kai kuriais atvejais žmonės, kurie naudojasi vadovu, tiesiog „pildys“ ir galbūt nebus atsidavę taisyklių laikymuisi T. tai.
  11. Venkite įskaitant informaciją tai gali greitai pasenti. Pvz., Jei procedūra apima bendradarbiavimą su kuo nors įmonėje, tuomet paprasčiausiai vietoj asmens vardo galite naudoti pareigybės pavadinimą. Kai žmonės išeis iš įmonės, vadovas išliks naudingas.
  12. Jei reikia, įtraukite kontekstą. Apibrėžkite terminus, kurie gali atrodyti kaip žargonas, būdingas jūsų pozicijai, arba paaiškinkite procedūras, kurių supratimui gali prireikti tam tikro konteksto. Pavyzdžiui, įmonės metinę ataskaitą galite vadinti „Metine“. Būtinai nurodykite ją kaip „įmonės metinę ataskaitą“, jei paminėjate ją bet kurioje procedūroje. Jei kas nors peržiūri procedūrą, jis gali neįvertinti „metinio“ svarbos ir imtis nuorodų, jei tiksliai nežino, kas tai yra.
  13. Sukurkite atnaujinimo planą ir kalendorių. Biuro procedūrų vadovas nėra statiškas dokumentas, todėl jį reikės taip dažnai atgaivinti. Jums reikės rūpintis, kad jis būtų tvarkingas.
  14. Įtraukite skyrių organizacines schemas ir pozicijas jūsų įmonėje, kad rankiniai skaitytuvai galėtų sujungti taškus.
  15. Organizuokite procedūras ir užduotis pagal dažnumą. Aiškiai pasakykite, ar procedūra yra vienkartinė, ar pasikartojanti dienos, savaitės, mėnesio ar metinės užduotis.
  16. Įtraukite, kiek laiko tikriausiai užtruks kiekviena procedūra. Tai valdys vartotojų lūkesčius ir padės efektyviai paskirstyti laiką.
  17. Patricia Robb taip pat rekomenduoja įtraukti kontrolinius sąrašus padėti rankiniu būdu vartotojams įsitikinti, kad jie atlieka visas kritines procedūras.

„Office Procedures Manual“ šablonai

Darbas su biuro procedūrų vadovo šablonu

Naudokite šį šabloną tiek kartų, kiek jums reikia, kad padengtumėte visas pagrindines pareigas.

Įtraukite toliau pateiktą informaciją, kad aprašytumėte vienos užduoties procedūras savo procedūrų vadove.

  • Užduotis:
  • Reikalingas laikas:
  • Dalyvaujantys skyriai:
  • Susijusios pareigos:
  • Kodėl tai darome:
  • Kai tai darome:
    • Kasdien:
    • Kas savaitę:
    • Kas mėnesį:
    • Kasmet:
  • Kaip tai darome:
    • 1 žingsnis:
    • 2 žingsnis:
    • 3 žingsnis:
    • 4 žingsnis:
    • 5 žingsnis:
  • Raktas pristatomas / užbaigimo ženklas:

Biuro procedūrų vadovo pavyzdžiai

„Office Procedures Manual“ šablonas

Jūsų biuro procedūrų vadovas tikriausiai bus sudarytas iš daugybės užduočių, kai kurios susijusios, o kitos - visiškai atskiros. Akivaizdu, kad grupuokite susijusias užduotis kartu. Įtraukite eilučių arba schemų, nurodančių ryšį tarp užduočių.

1 pavyzdys:

  • Užduotis: Imk inventorius biuro užkandžių stotis
  • Reikalingas laikas: Apie 15 minučių
  • Dalyvaujantys skyriai: N / A; visi mėgaujasi užkandžiais, tačiau „Office Manager“ yra vienintelis asmuo, atsakingas už užkandžių užsakymą ir inventorizaciją
  • Susijusios pareigos: N / A; tai solo koncertas
  • Kodėl tai darome: Norėdami būti tikri, kad mūsų užkandžių kiekiai atspindi faktinius pageidavimus ir vartojimą biure.
  • Kai tai darome:
    • Kasdien: Du kartus - pirmas dalykas ryte ir paskutinis vakare.
  • Kaip tai darome:
    • 1 žingsnis: Skaičiuokite užkandžius.
    • 2 žingsnis: Užrašykite bendrą kiekį.
    • 3 žingsnis: Įrašykite kiekvieno konkretaus užkandžio kiekį.
    • 4 žingsnis: Dienos pabaigos vizito metu atitinkamai papildykite užkandžius.
    • 5 žingsnis: Pateikite bet kokius užsakymus, jei reikia.
  • Raktas pristatomas / užbaigimo ženklas: Papildoma užkandžių stotis.

SN_SwagBox_banner

„Travel“ užsakymas

2 pavyzdys:

  • Užduotis: Sukurkite vykdomojo vadovavimo komiteto posėdžio maršrutą
  • Reikalingas laikas: 30 minučių
  • Dalyvaujantys skyriai: N / A; komitete dalyvauja kiekvieno departamento vadovai, tačiau maršruto kūrime dalyvauja tik administracinė komanda.
  • Susijusios pareigos: Vykdomieji padėjėjai kiekvienam pagrindiniam skyriaus vedėjui turės pridėti kelionės elementus, taip pat peržiūrėti ir pasirašyti galutiniame maršrute.
  • Kodėl tai darome: Kelionės programa yra pagrindinė kiekvieno vykdomojo vadovavimo komiteto posėdžio sėkmė. Lyderiai rimtai žiūri į kelionės programą ir naudoja ją planuodami pokalbio taškus, pristatymus ir dar daugiau.
  • Kai tai darome:
    • Kasdien: Nors susitikimas vyksta tik kartą per savaitę, kelionės planavimo procesas trunka kelias dienas ir prasideda gerokai prieš dieną prieš susitikimą. Padarykite keletą elementų kiekvieną dieną, kad maršrutų kūrimo procesas būtų kuo greitesnis ir lengvesnis.
  • Kaip tai darome:
    • 1 žingsnis: Siųskite el. Paštu kitų departamento vadovų padėjėjams savo maršruto taškus.
    • 2 žingsnis: Sukurkite pirmąjį maršruto juodraštį naudodamiesi kitų EA įvestimi.
    • 3 žingsnis: Nusiųskite kelionės projektą kitiems EA, kad jie būtų peržiūrėti ir patvirtinti.
    • 4 žingsnis: Integruoti atsiliepimus ir nugludinti galutinį maršrutą.
    • 5 žingsnis: Nusiųskite kelionės programą visiems susitikimo dalyviams.
  • Raktas pristatomas / užbaigimo ženklas: Maršrutas išplatinamas visiems susitikimo dalyviams likus bent vienai dienai iki susitikimo (antradienį).

Verslo kelionė

3 pavyzdys:

  • Užduotis: Sukurkite vadovo verslo kelionių maršrutą.
  • Reikalingas laikas: 1-2 val
  • Dalyvaujantys skyriai: Nėra
  • Susijusios pareigos: Nėra
  • Kodėl tai darome: Kelionės planai yra pagrindiniai vadovo verslo kelionių planų sėkmės aspektai.
  • Kai tai darome:
    • Jei reikia: Jūs žinosite, kad būtina sukurti kelionės maršrutą, kai vadovui ateis kelionė.
  • Kaip tai darome:
  • Raktas pristatomas / užbaigimo ženklas: Tave„xecutive“ turi kelionės maršrutą likus bent savaitei iki išvykimo datos.

Ar jūs kada nors sukūrėte biuro procedūrų vadovą? Kokie patarimai, gudrybės ir geriausios praktikos pavyzdžiai jus sustabdė? Pasidalykite savo patirtimi komentaruose žemiau.

(PS - Prisijunkite prie vienos iš mūsų privačių FB grupių tik Vykdomieji padėjėjai arba Biuro vadovai . Tai bendruomenėsusisiekti, bendradarbiauti ir dalytis patarimais, kaip įveikti platų iššūkių spektrą, su kuriuo susiduriate atlikdami savo vaidmenį.)

„Office“ ištekliai:

36 biuro dekoro idėjos įkvėpti geriausius jūsų komandos darbus

25 „Epic Office Party“ idėjos, kurios visiems savaitėmis šurmuliuos

19 „Kickass Office“ organizavimo idėjų maksimaliam produktyvumui

25 „Creative Office“ skelbimų lentos idėjos, kurios iš tikrųjų skaitomos

101 įdomus biuro žaidimas ir veikla, kuri daro darbą nuostabų

15 kūrybinio biuro maketo idėjų, kurios žmones labai jaudina

7 įdomios biuro gimtadienio idėjos, kurios yra tokios pat lengvos kaip pyragas

Darbo vietos įvykių kalendorius: „Office“ renginiai kiekvienai metų daliai

Mes suteikėme „Office Pets Free Rein“ darbo vietoje - štai kaip tai pagerino mūsų biurą

Planuojate „Office Move“? Štai ką reikia žinoti

Kaip atnešti autentišką „Startup Vibe“ į bet kurį biurą

Galutinis vadovas, kaip organizuoti „Office“ failų sistemą

18 šventinių vakarėlių idėjų, kurios labai smagu mažosioms įmonėms

Kaip paversti savo kitą įmonės išvyką nepamirštama

Vienintelis įmonių renginių planavimo kontrolinis sąrašas, kurio jums kada nors prireiks

Šiuolaikinis (atsakingo) gėrimo darbe vadovas

7 kūrybingi būdai įsiminti naujus darbuotojus

21 linksma biuro išdaiga, kuri (tikiuosi) nepajudins jūsų

17 įmonės „Swag“ idėjų darbuotojai tikrai nori

Jūsų „A-Z“ sukčiavimo lapas, skirtas pasirinkti geriausią konferencinių pokalbių paslaugą

Išsamus sėkmingo įmonės naujienlaiškio vadovas [su šablonais]

Kaip mesti įmonės rekolekcijas, apie kurias visi šėls