Įvaldykite dažniausiai pasitaikančias vykdomojo padėjėjo pareigas

Įvaldykite dažniausiai pasitaikančias vadovo padėjėjo pareigas

Sveikiname tapus vykdomuoju asistentu (EA)! (Jei vis dar ieškote koncerto, sveikiname jus ateityje.) Ar esate pasirengęs visas savo vykdomojo padėjėjo pareigas prikaustyti malonės ir polinkio link? Ar esate pasirengęs priversti savo vadovus verkti, bijodamas jūsų kompetencijos? Gerai; gal mes truputį nusinešame, bet kada kada nors ką nors įskaudino nedidelis užmojis?



Pasinaudokite savo AAA siekiu, naudodamiesi mūsų vadovu, kad suprastumėte ir įsisavintumėte dažniausiai vykdomojo padėjėjo pareigas.

Vykdomojo padėjėjo pareigos

Žemiau nurodytos pareigos yra visos mūsų 2018 m Vykdomojo padėjėjo būklės ataskaita (SOTEAR), kuriame pateikiami tiesioginiai atsiliepimai iš 417 vykdomųjų padėjėjų, dirbančių 34 skirtingose ​​pramonės šakose JAV.

Mes priskyrėme atsakomybę nuo labiausiai paplitusių - pareigų, kurias daro didžiausias procentas respondentų, iki rečiau. Tokiu būdu galite dirbti įsisavindami bendras pareigas, dalykus, su kuriais tikriausiai susidursite vykdydami bet kokį vykdomojo padėjėjo vaidmenį, ir tada nusileisite iš ten.



Kalendorių tvarkymas ir planavimas

96% vadovų padėjėjų praneša, kad tai daro

Vykdomojo padėjėjo pareigos apima kalendoriaus tvarkymą

Prikalkite: tvarkykite tvarkaraščius ir tvarkykite kalendorių, nesilikite tvarkingi.

Jei prisimenate tik vieną dalyką: Sukurkite informacijos organizavimo sistemą ir stebėkite informaciją, kai ji gaunama. Pavyzdžiui, kai tik gausite vadovo susitikimo užklausą, apdorokite ir įrašykite ją, kad sistema toliau veiktų (ir jūs netyčia nedvigubinate knygų laiko intervalų, nepamiršite svarbių įvykių ir pan.).



Komandos formavimo pratybos darbui

Kodėl organizavimas yra planavimo ir kalendoriaus valdymo raktas?

juokinga pažinti tave žaidimus

Pažeisime visas taisykles ir atsakysime į klausimus. Kas sieja šias tris pareigas?

  • Darbas su keliais žmonėmis ir laiko grafikai sudaryti tvarkaraščius
  • Siunčiami prasmingi kalendoriaus naujiniai
  • Niekada neužsisakykite svarbaus kliento

Jie tikriausiai turi daug bendro, bet ko mes siekiame, kad jiems visiems reikia žinoti ir apdoroti daug informacijos, įskaitant datas, laiką, vardus ir dar daugiau. Geriausias būdas tobulėti apdorojant informaciją yra pirmiausia tvarkyti informaciją. Kažkas niekada negalėtų atlikti nė vienos iš šių užduočių, jei dar nebūtų sukūręs kažkokios tvarkaraščių ir kalendorių įrašymo ir tvarkymo sistemos.

Įsitvirtinkite kalendoriaus valdymo ir planavimo procesui ir jo laikykitės. Kai kuriuos sutraukėme patarimų būtent apie tai . Jie įtraukia:

  • Spalvų žymėjimas
  • Užblokuoti darbo laiką vien tvarkyti kalendorius ir tvarkaraščius
  • Naudingų kalendoriaus įrankių naudojimas

Prieš pradėdami naudoti mūsų sąrašą, prisiregistruokite Padėjėjas , nemokamas savaitinis informacinis biuletenis su kuruojama informacija, tokia naudinga, kad EA sako nežinanti, ar pasidalinti ja su draugais, ar pasilikti paslaptis. Gaukite patarimų ir „Intel“, pvz., Tai, kas pateikiama toliau, kiekvieną savaitę tiesiogiai į jūsų pašto dėžutę.

Kelionių koordinavimas

92% vadovų padėjėjų praneša, kad tai daro

Vykdomojo padėjėjo pareigos apima kelionių planavimą

Viską: kai kalbama apie kelionių koordinavimą, svarbiausia yra efektyvumas ir nuoseklumas.

Jei prisimenate tik vieną dalyką: Nustokite išradinėti ratą (arba šiuo atveju - kelionės planą) kiekvieną kartą, kai jums reikia koordinuoti kelionę. Naudokite šablonai vietoj to.

Šablonai daro kelionių planavimą greitesnį, efektyvesnį ir nuoseklesnį. Tai yra tiek planuotojo, tiek keliautojo laimėjimas.

Tu taip pat gali nustatyti einamąjį procesą sekti kiekvieną kartą, kai reikia planuoti kelionę. Pavyzdžiui, galite apsvarstyti:

  • Pasirinkti pageidaujamus kelionių pardavėjus, kuriuos naudosite kiekvienoje kelionėje
  • Kurkite kontrolinius sąrašus, kad nepraleistumėte jokios informacijos
  • Tvarkaraščių nustatymas, kad žinotumėte, kada ką daryti

Renginio planavimas

90% vadovų padėjėjų praneša, kad tai daro

Vykdomojo padėjėjo pareigos apima renginių planavimą

Viską: leiskite savo auditorijai išmokyti jus, kaip būti nuostabiu renginių planuotoju.

šaunių dalykų jūsų stalui

Jei prisimenate tik vieną dalyką: Padidinkite savo renginių planavimo įgūdžiai prašydami atsiliepimų iš žmonių, kurie lankosi jūsų renginiuose.

Prašyti grįžtamojo ryšio iš renginio dalyvių veikia, nes, kaip Billas Gatesas kartą pasakė: „Mums visiems reikia žmonių, kurie duos mums atsiliepimų. Taip mes tobulėjame “.

Dalyvių atsiliepimai yra vienintelis būdas išsiaiškinti kai kuriuos svarbius klausimus, kuriuos tikrai turėsite planuodami renginius, tokius klausimus kaip:

  • Ar gavau pakankamai maisto?
  • Ar erdvė buvo per ankšta?
  • Ar muzika buvo per garsi?
  • Ar kalbėtojas buvo vertas?
  • Ar tos kėdės buvo per arti viena kitos?
  • Ar formatas buvo nuobodus?

Kuo daugiau klausimų užduosite, tuo daugiau sužinosite, ir jūsų renginiai bus geresni.

Sekretoriaus pareigos, įskaitant telefono skambučių tvarkymą, persiuntimą ir kt.

73% vadovų padėjėjų praneša, kad tai daro

Vykdomojo padėjėjo pareigos apima kalbėjimą telefonu

Viską: bendravimo įgūdžiai padės atlikti visas jūsų sekretoriaus pareigas.

Jei prisimenate tik vieną dalyką: Nuolat siekite tobulinti savo bendravimo įgūdžius; tai padarys kiekvieną telefono skambutį ir bet kokią sąveiką sklandesnę ir produktyvesnę.

Jei apskritai auksinė gyvenimo taisyklė yra „elkis su kitais taip, kaip nori, kad su tavimi elgtųsi“, tai auksinė bendravimo taisyklė yra „kalbėkis su kitais taip, kaip nori, kad jie kalbėtų su tavimi“. Tai reiškia praktikuoti tam tikrą paprastą empatiją. Kai su kuo nors bendraujate, paklauskite savęs:

  • Ko reikia šiam žmogui?
  • Kaip jaučiasi šis žmogus?
  • Ką aš galiu padaryti šiam žmogui padėti?

Atsakymą į daugumą šių klausimų rasite paprasčiausiai klausydamiesi.

Asmeninio padėjėjo pareigos

71% vadovų padėjėjų praneša, kad tai daro

Vykdomojo padėjėjo pareigos apima asmeninio padėjėjo darbą

kas yra pikantiškas užkandis

Vinys: Viršininkai myli asmeninius padėjėjus, kurie numato poreikius ir problemas.

Jei prisimenate tik vieną dalyką: Atkreipkite dėmesį į praeitį ir vizualizuokite ateitį.

Apsvarstykite praeityje įvykusius dalykus, kad galėtumėte pagrįstai spėti apie ateitį. Galbūt ne visada būsi teisus, bet kaskart, kai bandysi numatyti ateitį, tau bus geriau.

Pavyzdžiui, įsivaizduokite, kad šie įvykiai jau įvyko.

  • Konkretus klientas atšaukė susitikimą, kurį jūsų viršininkas jaudino.
  • Ta pati klientė jums paskambino iš dangaus, nes ji tiesiog „važiavo pro miestą“. Turėjai surengti improvizuotą susitikimą.
  • Ekspromtu susitikimas nesisekė, nes jūsų viršininkas mėgsta būti pasirengęs.

Šioje situacijoje galite parodyti numatymo įgūdžius, suplanuodami mėnesinius registracijos skambučius ar el. Laiškus su šiuo konkrečiu klientu. Galite jos paklausti, ar ji netrukus atvyks į miestą, arba patvirtinkite, kad ji dalyvaus esamuose kalendoriaus susitikimuose.

(- Atlikite daugiau veiksmų * Padėjėjas - # 1 nemokamas savaitinis naujienlaiškis, kurį padėjėjai parengė padėjėjai.)

Lauko techninės užklausos

58% vadovų padėjėjų praneša, kad tai daro

Vykdomojo padėjėjo pareigos apima techninį / IT darbą

Viską: sutikite su tiesa, kad vadovų padėjėjai galų gale tvarko daugybę techninių trikčių šalinimo.

virtualūs komandos formavimo žaidimai / užsiėmimai

Jei prisimenate tik vieną dalyką: Būkite pasirengę techninėms nesėkmėms.

Keli technologiniai sunkumai tikriausiai jus užklups netikėtai, kai būsite naujokas darbe, bet tai gerai. Pradėkite stebėti užklausas ir problemas, kurias žmonės jums pateikia. Naudokite „tyrimus“, kad atskleistumėte tendencijas, pavyzdžiui, dešimt problemų. Įrašykite, kaip sėkmingai išsprendėte kiekvieną problemą, ir paverskite savo sprendimus mažu instrukcijų lapu. Kai kas nors ateina pas jus su viena iš problemų, tuomet galite tiesiog nusiųsti el. Laišką instrukcijų lapui. (Jei tai yra galimybė, netgi galite paskelbti įmonės svetainėje arba intranete!)

Papildomi patarimai:

  • Raskite internetinį šaltinį, kuriame rasite nuorodą, kai kas nors jus sužlugdo. Pavyzdžiui, galite ieškoti savo pagrindinės biuro elektronikos gamintojų. Užsirašykite klientų aptarnavimo telefono linijas arba internetines pagalbos nuorodas, kad žinotumėte, kur ieškoti atsakymų iškilus problemoms.
  • Paprašykite, kad visi jūsų biure esantys kompiuterių įgūdžiai būtų jūsų kontaktų sąraše. Tai paprasčiausiai reiškia, kad jiems viskas gerai, jei suteikiate jiems žiedą, jei jums reikia pagalbos sprendžiant jų kompetenciją atitinkančią problemą

Veiklos pareigos, įskaitant privilegijas, automobilių stovėjimo aikštelę ir priežiūrą

56% vadovų padėjėjų praneša, kad tai daro

Gaukite darbuotojų atsiliepimus

Viską: leiskite darbuotojams vadovauti jūsų veiklos strategijai.

Jei prisimenate tik vieną dalyką: Jei kyla abejonių, pasitarkite su darbuotojais.

Gerai Operacijų vadovai žino, kad jie gali daug sužinoti tik kalbėdami su darbuotojais. Vykdomieji padėjėjai, norintys gerai dirbti su privilegijomis, taip pat gali pasikalbėti su darbuotojais ir informuoti apie jų strategijas.

Žmogiškųjų išteklių pareigos, įskaitant įlaipinimą / išlaipinimą)

51% vadovų padėjėjų praneša, kad tai daro

Vykdomojo padėjėjo pareigos apima įlaipinimą

internetiniai žaidimai virtualioms komandoms

Prikaupkite nagus: išnaudokite pirmą ir paskutinį bendravimą su darbuotojais.

Jei prisimenate tik vieną dalyką: Bortas ir bortas yra mokymosi akimirkos.

Bortas pristato mokymosi momentą darbuotojų .

Tai reiškia, kaip rekomendavo Personalo technologas , kad turėtumėte sustiprinti ir aiškiai išaiškinti savo įmonės kultūrą. Pradėkite įsijungimo sesijas paaiškindami, ką jums reiškia įmonės kultūra. Apsvarstykite galimybę pasakoti istoriją apie situaciją ar įvykį, kai jūsų įmonės kultūra pasireiškė realiame gyvenime.

Išlipimas pateikti mokymosi momentą tavo įmonė .

Tai reiškia, kad turėtumėte sužinoti, kaip išvykstantys darbuotojai jaučiasi įmonėje. Kas jiems patiko / nepatiko? Kodėl jie išvyksta? Sužinokite, ką galite šią akimirką; išvykstantys darbuotojai neturi priežasties būti nesąžiningi.

Biuro projektavimo / maketavimo užduotys

46% vadovų padėjėjų praneša, kad tai daro

Vykdomojo padėjėjo pareigos apima biuro dizainą

mėnesio darbuotojo pripažinimas

Vinys: linksminkis!

Jei prisimenate tik vieną dalyką: Kiekvienas biuras reikalauja skirtingų projektavimo poreikių. Jei atsižvelgsite į unikalius įmonės aspektus ir smagiai praleisite laiką planuodami dizainą ir išdėstymą, galėsite sukurti biuro dizainą, kuris visiems patinka.

Patikrinkite kai kuriuos biuro dekoro idėjos .

(- Atlikite daugiau veiksmų * Padėjėjas - # 1 nemokamas savaitinis naujienlaiškis, kurį padėjėjai parengė padėjėjai.)

Darbo užmokestis

16% vadovų padėjėjų praneša, kad tai daro

Vykdomojo padėjėjo pareigos apima darbo užmokestį

Prikalkite: pasirinkite sistemą, kuri atitiktų jūsų tvarkaraštį.

Jei prisimenate tik vieną dalyką: Darbuotojai turi gauti atlyginimą; įsitikinkite, kad jie gauna darbo užmokestį, surasdami darbo užmokesčio sistemą, kuri atitiktų jūsų tvarkaraštį.

Darbas su darbo užmokesčiu yra panašus į maisto produktų pirkimą, namų tvarkymą ar kitus darbus. jis niekada nėra baigtas. Jūs niekada nebūna „baigtas“ tik su darbo užmokesčiu. Jūs turite tai spręsti vėl ir vėl, ir jūs negalite tiesiog 'išmušti mėnesio vertės' per dieną, jei atostogaujate. Be to, būkite realistiški dėl savo tvarkaraščio poreikių, jei ketinate tvarkyti darbo užmokestį.

darbo jubiliejaus dovanos pagal metus

Būdamas vykdomuoju padėjėju, galbūt daug keliaujate. Jei taip yra, darykite tai, kas Būtent dienoraštis rekomenduoja ir suraskite a debesų pagrindu veikianti darbo užmokesčio sistema galite pasiekti bet kur ir bet kada.

Patarimas: jei esate panašus į daugumą EA ir tikitės, kad bus užimtas tvarkaraštis, pasirinkite automatizuota darbo užmokesčio sistema tai atims iš pasikartojančio streso, susijusio su darbo užmokesčio tvarkymu.

Ką manote apie šias vykdomojo padėjėjo pareigas? Praneškite mums toliau pateiktose pastabose!