Kaip geriausi vadovų padėjėjai nustato ir įgyvendina savo tikslus

vadovas-asistentas-užsibrėžęs tikslą

Mūsų klausiama, kaip daug išsikelti vykdomojo asistento tikslus EA bendruomenės ir mūsų nariai, ir tai yra stebėtinai prieštaringa tema. Paprastai tai kyla dviem būdais.



Tai taip pat -

dovanų idėjos darbuotojams Kalėdoms

Aš esu vykdomoji padėjėja. Ar turėčiau pradėti galvoti apie sau keliamus tikslus? Ar tikslo nustatymas man net tinka? Kaip atrodo vykdomųjų asistentų tikslai?

Arba…



Pagalba! Mano viršininkas tiesiog paprašė, kad aš pirmą kartą išsikeltų tikslus, ir aš neįsivaizduoju nuo ko pradėti. Kokie yra vadovų padėjėjų tikslai ?!

Priklausomai nuo to, ko klausiate, tikslų nustatymas EA yra gana svarbus, naudingas pratimas, bet ne kritinis, arba ... visiškas laiko švaistymas.

Glaudžiai bendradarbiavę su tiek daug vykdomųjų asistentų, norėtume teigti, kad kai kuriems vykdomiesiems padėjėjams tikslų nustatymas nėra naudingas, tai iš tikrųjų lemiama vaidmens sėkmė.



(- Padarykite daugiau su * Padėjėjas - asistentų parengtas nemokamas savaitinis naujienlaiškis padėjėjams.)

Kaip pastebėjome naujausiame Vykdomojo padėjėjo būklės ataskaita , EA vaidmuo nuolat didėjo. Tikimasi, kad šiandieniniai vadovų padėjėjai bus jų palaikomų vadovų pratęsimas. Tai reiškia, kad be administracinių užduočių, tokių kaip kalendorių sudarymas, kelionių užsakymas ir renginių organizavimas, daugelis prižiūri funkcijas, kurios anksčiau buvo HR, finansų ar operacijų sritis. Kalbėjosi naujų darbuotojų , sprendžiant IT klausimus, valdydamas privilegijas ir net vadovauti biuro kultūrai. (Spėjame, kad galite tai susieti.)

Tikėtina, kad vadovų padėjėjai taip pat pasiūlys aukšto lygio strateginius patarimus ir ras naujų būdų, kaip padėti verslui judėti pirmyn. Tai gali reikšti įgyvendinimą nauja technologija ar procesai, kurie suteikia išmatuojamą efektyvumo padidėjimą arba daro įtaką įmonės rezultatams.

Štai kodėl tikslo nustatymas yra toks svarbus. Kad patenkintų šiuos padidėjusius lūkesčius ir atliktų naujas funkcijas, vykdomieji padėjėjai turi nuolat tobulinti savo įgūdžius ir žinias. Tikslo nustatymas, ypač naudojant a tikslų nustatymo darbalapis , yra puikus būdas suprasti savo vadovo padėjėjo tikslus ir įsitikinti, kad jūs nuolat didinate savo sugebėjimus ir toliau teikiate pridėtinę vertę savo vadovui, o galiausiai ir verslui.

Be abejo, užsibrėžiant vykdomųjų asistentų uždavinius kyla unikalių iššūkių.

Liza Goldberg - kuri moderuoja mūsų Vykdomojo padėjėjo bendruomenės ir pati yra buvusi EA - suskirsto ją taip:

liza-goldberg„Tikslus nustatyti ypač sunku vadovų padėjėjams, nes tiek daug darbo yra reaktyvus. Sunku suplanuoti, kai tiksliai nežinai, ką dirbsi. Kita sunki dalis - naujų tikslų siekimas. Nors darbas yra dinamiškas, kartais taip pat atrodo, kad kasdien darai tuos pačius dalykus - planuojate, planuojate renginius, organizuojate ir pan. “

Norėdami parodyti mums kelią, mes taip pat pasitelkėme mūsų vykdomosios padėjėjos ekstraordinarės Valerie Gomez pagalbą. Valerie yra patyrusi vadovo padėjėja, užėmusi administracines ir vykdomąsias padėjėjų pareigas tokiose vietose kaip APD Teksase, palaikiusi įvairias vykdomąsias ir žmogiškųjų išteklių funkcijas tiek didelėse, tiek mažose įmonėse. Neseniai ji ėmėsi iššūkio užsibrėžti tikslus per savo karjerą ir pasveria svarbiausias pamokas ir patirtis.

Prieš susipažindami su vadovo padėjėjo tikslų nustatymo ypatumais, pirmiausia apžvelkime bendrąją tikslų nustatymo geriausią praktiką.

Geriausia tikslo nustatymo praktika

išsikelti sau tikslus

Laikas realiems pokalbiams. Tikslų nustatymas yra sunkus. Paimkime, pavyzdžiui, Naujųjų metų pažadus. Tyrimai pasakoja, kad tik 8% žmonių pasiekia savo Naujųjų metų tikslus - dar žinomas kaip 92% žmonių, kurie juos nustato, nepasiseka. Tai yra maždaug 50% gyventojų, kurie juos pirmiausia nustatė.

Tačiau nenusiminkite. Nesėkmė beveik visada atsiranda dėl tikslų, kurie nėra prasmingi, jų neįmanoma pasiekti arba kurių pasiekti nėra plano iš tikrųjų įsitikinti, kad ten patekote.

Kadangi jūs skaitote šį įrašą, tai NEBUS.

Nesvarbu, kokia jūsų pozicija, yra keletas išbandytų ir tikrų tikslų nustatymo strategijų, kurios padidins jūsų sėkmės tikimybę.

PATARIMAS: naudokite efektyvumo programinę įrangą, pvz pirmadienis.com padės jums vizualiai valdyti ir sutriuškinti tikslus! Daugelis EA narių, esančių „Facebook“ vykdomojo padėjėjo grupėje, rekomenduoja tai kaip savo mėgstamiausią šaltinį, kad būtų galima derinti produktyvumą ir tikslus.

Pirmadienis Gif

1. Nustatykite temą

Kurdami temą, nukreipkite savo tikslus viena linkme. Tema sujungia įvairius jūsų tikslus ir užtikrina, kad jie sudarytų darnią visumą.

Jūsų tema gali būti „Geriau tu“, „Gerai praleistas laikas“ arba „Ryšys“.

kaip būti geriausiu vadovų padėjėju

Tema „Geriau tu“ gali įkvėpti tikslus, susijusius su profesiniu tobulėjimu ar sveikata, arba abiem. Panašiai „Gerai praleistas laikas“ gali padėti jums tapti efektyvesniems darbe, tačiau tai taip pat gali įkvėpti skirti kokybišką šeimos laiką arba skirti laiko draugystei ar pasimatymams.

2. Nustatykite ne daugiau kaip 5 tikslus…

Vienas raktų norint pasiekti savo tikslus yra padaryti juos pasiekiamus. Tai prasideda nuo sau keliamų tikslų skaičiaus. Negalite pasiekti 25 aukšto lygio tikslų ar net 10. Mes rekomenduojame pradėti nuo 5. Susitelkimas į kelis svarbius tikslus smarkiai padidins sėkmės tikimybę.

3. ... Mažiausiai po vieną tikslą kiekvienai savo gyvenimo sričiai

užsibrėžtų vadovų padėjėjų tikslas

Profesiniai tikslai yra milžiniški, tačiau mūsų gyvenimas nėra skirstomas tvarkingai į silosus. Kai mūsų asmeninis gyvenimas, sveikata ir net dvasingumas yra geroje vietoje, mes taip pat pasiruošėme profesinei sėkmei. Taip pat yra ir atvirkščiai - kai mūsų sveikata ir santykiai sutrinka, daug sunkiau sekasi darbe. Štai kodėl nustatant tikslus svarbu atkreipti dėmesį ne tik į profesinį gyvenimą.

Mes rekomenduojame pradėti nuo šių veiksmų:

  • Profesionalūs - tikslai, kurie padidina jūsų įgūdžius arba kurie jus skatina norimo atlyginimo ar titulo
  • Santykiai - tikslai palaikyti ryšį su šeima ir draugais arba pagerinti (arba užmegzti) romantinius santykius
  • Sveikata - tikslai, susiję su sveikata, sveikata, mityba ir psichine sveikata

Naudodamiesi savo tema, sugalvokite bent tikslą kiekvienoje iš šių trijų sričių. Taip pat galite įtraukti dvasingumą ar net kūrybiškumą, jei tai yra svarbu jūsų bendram išsipildymui.

Esmė ta, kad kai jūsų gyvenimo sritis už darbo ribų nėra ten, kur norite, ji turi įtakos ir jūsų profesiniam gyvenimui. Savo tikslu būtinai atkreipkite dėmesį į visas jums svarbias sritis.

4. Prie kiekvieno tikslo pridėkite „Kodėl“

Jūs daug dažniau tikitės, jei turite rimtų priežasčių, kurios jus stumia į priekį. Paklauskite savęs, kodėl šis tikslas jums svarbus? Tai gali būti toks pat aukštas, kaip noras gyventi pilnavertiškesnį gyvenimą ar pasididžiavimas savo ateitimi, arba pragmatiška, kaip padidinti atlyginimą, kad galėtumėte daugiau keliauti. Išsiaiškinkite priežastis, motyvuojančias kiekvieną tikslą, ir atkreipkite į tai dėmesį.

5. Įsitikinkite, kad jūsų tikslai yra patrauklūs

Galų gale šie tikslai yra naudingi jums ir niekam kitam. Jei nesusijaudinsite apie juos galvodami, jų neveiksite.

Atlikite žarnyno patikrą. Paklauskite, ar dėl šių tikslų norisi keltis valandą anksčiau, ar jie tarsi jaučiasi kaip tempimas? Ar vengiate galvoti apie savo tikslus, ar jie visada yra svarbiausi? Atsakymai į šiuos klausimus padės jums nuspręsti, ar tikslai yra pakankamai stiprūs.

6. Padarykite tikslus konkrečius ir išmatuojamus bei pridėkite terminus

Nesėkmė ar sėkmė turėtų būti akivaizdi. Tiesą sakant, tai turėtų būti „taip“ arba „ne“.

Sportas čia yra geras pavyzdys:

įdomūs būdai pradėti susitikimą

„Noriu susitvarkyti“, nėra geras tikslas.

„Noriu numesti 10 svarų per tris mėnesius“ arba „noriu iki birželio nubėgti šešių minučių mylią“. Atkreipkite dėmesį, kad šie tikslai yra konkretūs, išmatuojami ir turi laiko planą. Jie sukuria aiškų etaloną ir bus lengva nustatyti, ar nepasiekėte šio ženklo.

Panašiai ir „aš noriu pagerinti savo darbą“ nėra geras tikslas. „Noriu iki metų pabaigos gauti profesinį pažymėjimą“ yra geriau.

'Aš noriu prisijungti daugiau.' Negerai.

„Aš noriu užmegzti vieną naują profesionalų ryšį kiekvieną savaitę per trečiąjį ketvirtį.“ Dabar mes kalbamės.

Jūs suprantate idėją.

(- Padarykite daugiau su * Padėjėjas - asistentų parengtas nemokamas savaitinis naujienlaiškis padėjėjams.)

7. Užrašykite juos ir palikite juos matomus

vykdantysis asistentas nustato tikslus

Trumpai užrašykite savo tikslus (ir „Kodėl“) ir palikite juos matomus. Gyvenimas atitrauks jūsų dėmesį. Įsitikinkite, kad jūsų tikslai yra nuolat priminti.

Užrašykite savo tikslus „post-it“ ir laikykite juos darbalaukio monitoriuje. Padėkite juos ant savo veidrodžio namuose. Padarykite jų ekrano kopiją ir nustatykite juos kaip savo telefono foną. Bet kuriuo atveju įsitikinkite, kad jie reikalauja jūsų dėmesio.

8. Parašykite kiekvieno kito tikslo kitą veiksmo veiksmą

Dabar, kai žinai savo tikslus, reikia kelio jiems pasiekti.

Pirmas žingsnis visada yra sunkiausias. Išsiaiškink, kas tai yra, ir įsipareigok to imtis. Pradėkite nuo pirmo žingsnio ir kurkite iš ten.

9. Suraskite atskaitingumo partnerį

komandos tikslų nustatymas

Lygiai taip pat, kaip jūs labiau linkę laikytis, kai jūsų tikslai yra įtikinami, taip pat greičiausiai jūs vykdysite tai, kai turite ką nors, kuris jus atsako.

Susiekite su kuo nors ir užsiregistruokite bent kartą per mėnesį. Išskaidykite savo tikslus į konkrečius žingsnius ir stebėkite savo pažangą pagal juos

Paprastai jūsų partneris neturėtų būti jūsų vadovas ... ir galbūt ne jūsų sutuoktinis ar kitas svarbus asmuo. Patikimas kolega ar draugas yra geresnis pasirinkimas. Tai turėtų būti bendraamžis, kuriuo pasitikite, bet kas nepadengs daiktų, kai jums reikia stiprios meilės.

Pažangūs tikslų nustatymo patarimai vykdomiesiems padėjėjams

vadovas-asistentas-mergina-užsibrėžęs tikslus

Taigi tai yra pagrindai, tačiau, kaip jau minėjome, „Executive Assistant“ tikslų nustatymas yra šiek tiek kitoks. Yra keletas unikalių iššūkių, į kuriuos turite atsižvelgti.

Taigi, kokie yra tie iššūkiai ir kaip juos atsiskaityti?

užkandžių, kurie jus užpildo

Norėdami atsakyti į šiuos klausimus, mes paprašėme savo ekspertų vykdomosios padėjėjos Valerie Gomez, kad padėtų mums sužinoti, kaip ji artėja prie užsibrėžto tikslo. Mes taip pat pasinaudojome savo Vykdomasis padėjėjas „Facebook“ bendruomenė tikslams, į kuriuos jie šiuo metu orientuojasi. Štai ką jie turėjo pasakyti.

Vykdomojo padėjėjo tikslų nustatymo iššūkis

Taigi, kokie yra šie iššūkiai? Valerie tai apibūdina taip -

valerie-gomez„Nė viena diena nėra tokia pati. Tai, prie ko dirbate, nuolat keičiasi - tai beveik minutė į minutę. Ir kartais reikia tiesiog priversti magiją įvykti “.

Pasak jos, tai reiškia, kad vadovų padėjėjai turėtų nustatyti „tikslus, susijusius su įgūdžiais ir taktika, kad susidorotų su reaktyviu darbo pobūdžiu“.

Dėmesys naujiems įgūdžiams ir žinioms

Kaip vykdantysis asistentas, norint sėkmingai įgyti naujų įgūdžių, būtina sėkmė. Čia svarbiausia sutelkti dėmesį į keletą specifinių įgūdžių ir jų įgijimo būdų

Štai keletas pavyzdžių iš mūsų Vykdomojo asistento bendruomenė :

  • Šari: „Aš eisiu į rašymo pamokas, kad galėčiau patobulinti savo rašymo ir redagavimo sugebėjimus“.
  • Mariëtte: „Tikslų nustatymas norint išmokti„ WordPress “svetainių valdymą, el. Pašto rinkodaros valdymą („ MailChimp “,„ AWeber “,„ Constant Contact “ir kt.), Socialinės žiniasklaidos rinkodaros valdymą ir grafinį dizainą (naudojant nemokamą programinę įrangą, pvz., Canva ir PicMonkey) “
  • Monika užsibrėžė tikslą „išklausyti projekto valdymo kursą“, kad patobulintų gebėjimą išlaikyti dideles užduotis ir judėti į priekį. Galite lankyti tokius kursus ir netgi gauti vietos bendruomenės kolegijose sertifikatus.

Pradėkite nuo stebėjimo

Kitas unikalus vadovo padėjėjo vaidmens aspektas yra tas, kad nors jūs visada remiate savo vadovo poreikius, iš jūsų vis labiau tikimasi sukurti pridėtinę vertę platesne, strategine prasme. Kad galėtumėte tai padaryti, turite nustatyti tobulėjimo galimybes.

Valerie pabrėžia stebėjimo vaidmenį -

„Aš dažnai tik ieškau sričių, kuriose galėtume tobulėti, kaip pagerinti kliento patirtį ar bendrą svečių patirtį biure. Taip aš nustatau daugelį savo tikslų. Pavyzdžiui, yra įlaipinimo procesas . Pastebėjau, kad yra keletas akivaizdžių galimybių tobulėti - konkrečiai naujiems darbuotojams, mes galime būti labiau supaprastinti jų patirtimi, kai jie pirmą dieną vaikšto pastate. Taigi išsikėliau tikslą iki tam tikros datos pasiūlyti tam tikrą skaičių žmogiškųjų išteklių patobulinimų.

Atlikite kultūrinę temperatūros patikrą

komandos tikslų nustatymas

Daugelyje biurų vykdomieji padėjėjai taip pat yra atsakingi už biuro atmosferos ar kultūros palaikymą. Tikslų nustatymas gali padėti ir čia, tačiau norint žinoti, kokius tikslus vėl kelti, reikia nustatyti komandos kultūrinius poreikius. Pasak Valerie, negalima pakeisti alkūnių su kolegomis.

„Tiesiog vaikščiodamas grindimis, įsitikindamas, kad patikrinu temperatūrą, ką žmonės daro ir ko jiems reikia, atsižvelgiant į atmosferą. Dažniau jie jums pasakys, kai jiems ko nors reikia, ir jūs galite tuo remdamiesi išsikelti tikslus.

Tikslo pavyzdys

  • Papietaukite ar kavos bent kartą per savaitę su komandos nariu iš kito skyriaus, kad įvertintumėte įmonės kultūros jausmą. Mėnesio pabaigoje nustatykite tris gerai veikiančius dalykus ir tris tobulintinas sritis (su siūlomais sprendimais).

Apsvarstykite asmeninius ir įmonės poreikius

Valerie taip pat puikiai primena mums, kodėl vadovų padėjėjai turėtų sutelkti dėmesį tiek į savo, tiek į visos įmonės karjeros trajektoriją. Tik dėmesys savo karjerai yra klaidingas žingsnis, kurio reikia vengti:

„Yra žmonių, kurie tiesiog orientuojasi į savo vaidmenį. Jie galvoja: „Man reikia sėkmingai atlikti savo vaidmenį“, ir viskas. Bet tai ne tik apie mane. Taip, kaip aš matau, noriu rasti visas galimybes, kurias galime tobulinti kiekviename skyriuje. Tai yra pažintis su padalinių vadovais, kad pamatytume ne tik tai, ko man reikia išmokti pačiam, bet ir tai, ką galiu padaryti, kad padėčiau įmonei tobulėti kaip visumai. Aš labai myliu „Dcbeacon“ kaip visumą. Atėjau dirbti čia, nes man patinka kompanijos misija. Esu dalis šios misijos judėjimo į priekį, todėl užsibrėžiau tai atspindinčius tikslus “.

linksma virtuali komandos formavimo veikla

Vykdomasis padėjėjas Heatheras paskelbė puikų tikslą, susijusį su šia idėja „Facebook“ bendruomenė . Ji užsibrėžė „įsiminti daugiau įmonės org diagramos. Aš valdau 3 vykdymus (pardavimai, rinkodara ir inžinerija). Noriu, kad iki metų pabaigos galėčiau atpažinti kiekvieną komandos narį “.

Tikslo pavyzdys

  • Nustatykite tris komandos poreikius, kuriuos galite spręsti. (Užkandžiai biure? Apsaugos sistema svečių tikrinimui? Geresnis konferencijų salių rezervavimo procesas?)

Ugdyti lyderystės įgūdžius

Kartais manome, kad vadovavimo įgūdžiai yra rezervuoti vadovams ar C lygio vadovams, tačiau vadovavimo įgūdžiai taip pat gali būti raktas į sėkmę vykdant vadovo padėjėjo vaidmenį.

Netikite?

Iš tikrųjų yra panašumų su vykdomojo padėjėjo vaidmeniu ir su bet kurio vadovo ar vadovo vaidmeniu.

Viskas priklauso nuo aptarnavimo. Geriausi lyderiai ne tik skiria ir deleguoja, bet ir tarnauja kitiems. Jie teikia paramą pašalindami kliūtis, suformuluodami viziją ir padėdami visiems siekti bendro tikslo. Vadovai turi būti puikūs komunikatoriai, stebėtojai ir motyvatoriai. Jie turi sugebėti išspręsti nedelsiant aktualias problemas, tačiau taip pat galvoti apie ilgalaikį, bendrą vaizdą.

Tai, žinoma, skamba nepaprastai kaip geriausi vadovų padėjėjai.

Nesvarbu, koks yra jūsų numatytas karjeros kelias, vadovavimo įgūdžiai gali būti nepaprastai naudingi, be to, yra daug galimybių vadovauti kaip vykdomoji padėjėja.

Tikslų pavyzdys

  • Bendruomenės narė Sandra užsibrėžė tikslą „Darbas lavinant mano vadovavimo įgūdžius“, o kolega vykdantysis asistentas Aprilas Maroney nusprendė perskaityti knygą „Valdymas kaip lyderystė“, kad suteiktų jai lyderio mąstyseną jos vaidmenyje.

Raskite mentorių arba prisijunkite prie bendruomenės (mūsiškiai!)

Siūlome arba susirasti mentorių, arba prisijungti prie internetinės bendruomenės, kur galite pritraukti daug minčių, ieškoti patarimų sunkiose situacijose arba tiesiog rasti palaikymą ir paskatinimą, kai to reikia. Spėk? Jums net nereikia atrodyti labai ilgai, nes šiandien turime dvi vietas, kuriose galite rasti ir prisijungti prie savo naujos EA šeimos:

  • Padėjėjas , kas savaitę gaunamą el. pašto naujienlaiškį, pateikia patarimų, gudrybių ir palaikymo EA, kurie nori daugiau nuveikti tobulėdami profesionaliai ir asmeniškai. Prisiregistruok šiandien !
  • Vykdomojo padėjėjo valstybė , mūsų klestinti „Facebook“ bendruomenė, yra EA svajonių centras patarimams gauti, dalyvauti gyvose diskusijose ir kalbėtis su kitomis motyvuotomis EA. Prisijunkite čia .

Tikslo pavyzdys

  • Šį ketvirtį dalyvaukite trijuose profesionaliuose tinklo renginiuose ar konferencijose ir surenkite bent tris prasmingus pokalbius, kurių rezultatas - tolesnis el. Paštas arba telefono skambutis.
  • Susiraskite mentorių, kurio karjeros kelią norėčiau lygiuotis.

Streso valdymas

pirmą kartą-asistentas-užsibrėžęs tikslą

Kita pagrindinė dėmesio sritis yra streso įveikimas. Darbas yra naudingas, tačiau jis neišeina be sąžiningos stresorių dalies. Štai kodėl Valerie užsibrėžė meditacijos tikslus:

„Meditavimas padės ilgam. Aš užsibrėžiau tikslą medituoti kiekvieną rytą 8:30, ir tai padėjo man tapti ramesniam ir tiesiog ne taip jaudintis. Gera atsitraukti nuo savo darbo, kurį laiką medituoti, tik žengti žingsnį ir atsipalaiduoti “.

Tikslo pavyzdys

  • Medituokite kasdien tris savaites (dešimt minučių du kartus per dieną) naudodamiesi meditacijos programa. Kiekvienos dienos pabaigoje užrašykite streso lygį, kad galėtumėte stebėti pažangą.

Tikimės, kad mes nustatėme, kad „Executive Assistant“ tikslų nustatymas yra labai svarbus žingsnis siekiant išlaisvinti jūsų profesinį potencialą.

Ar anksčiau bandėte išsikelti tikslus? Kas pavyko? Kas nebuvo?

Praneškite mums komentaruose.