Išsamus 8 žingsnių efektyvaus virtualaus susitikimo 2021 m. Vadovas [su kontroliniu sąrašu]

Virtuali susitikimų kontrolinis sąrašas

Virtualūs susitikimai skamba futuristiškai ...



Ar „virtualus“ reiškia, kad mes visi renkamės per hologramą, kaip ir mokslinės fantastikos filmuose?

agentai, apsaugantys tikrąjį sandorį

Ar mes užsidedame ausines, norėdami patekti į virtualius biurus, kuriuose yra šiek tiek geresni baldai ir vaizdai nei mūsų tikri biurai ?

Pradėjus vis daugiau žmonių dirba namuose , daugelis iš mūsų klausia:



Kas yra virtualus susitikimas?

Virtualus susitikimas yra įvykis kuris sujungia žmones internetu ar skaitmeniniu tinklu, paprastai siekiant bendro tikslo. Puikiai organizuotas virtualus susitikimas leidžia žmonėms bendradarbiauti ir dalytis informacija realiuoju laiku, nebūnant toje pačioje fizinėje vietoje.

Monica Linares iš mūsų Vykdomojo padėjėjo „Facebook“ grupės padėtis paaiškina toliau:

„Virtualūs susitikimai sujungia mus, kai negalime būti kartu dėl pandemijų, didelių atstumų, klimato orų ir kitų blokatorių. Gerai suplanuoti šie susitikimai gali padėti mums peržengti erdvines kliūtis palaikyti darbo santykius, verslo tęstinumą ir produktyvų bendradarbiavimą “.



Teisingai! Planavimas yra paslaptis, kaip gauti didžiausią vertę iš virtualių susitikimų.

Nori išgirsti dar vieną paslaptį?

Planavimas neturi būti sunkus, nes mes išdėstėme visus veiksmus jums.

paslėpti skausmo daktarą

Norėdami, kad jūsų virtualūs susitikimai būtų kuo efektyvesni, peržiūrėkite toliau pateiktus išsamius veiksmus ir atsisiųskite mūsų kontrolinį sąrašą, kurį galima atlikti.

Peržiūrėkite 8 žingsnių virtualaus susitikimo kontrolinį sąrašą

Turinys

Jūsų virtualių susitikimų kontrolinis sąrašas

Ką norite nuveikti per virtualų susitikimą g ?

Elgesio iš anksto tikrinimas

Jūsų tikslas gali būti „minkštas“ (gauti kokybišką darbo laiką su bendradarbiais) arba „sunkus“ (pasiekti sutarimą dėl pakeistos metinės pardavimo strategijos), bet bet kuriuo atveju virtualus susitikimų žaidimo planas padės jums padaryti tai, ką turite padaryti.

Virtualūs susitikimai kartu su specializuotomis keliomis kliūtimis - technologiniais iššūkiais, mažu įsitraukimu ir neatsiejamais susitikimų srautais -, kurie gali patekti tarp jūsų ir jūsų tikslo.

Kalbėti su Inc., ekspertas treneris Lee E. Milleris puikiai apibendrino problemą:

„Didžiausia žmonių daroma klaida yra prielaida, kad paveikti, kai susitinkate akis į akį, yra tas pats, kas paveikti, kai bendraujate virtualiai. Tai nėra. Taisyklės yra kitokios, nes virtualiai bendraujant žmonės reaguoja skirtingai “.

Šis kontrolinis sąrašas padės jums įveikti virtualių susitikimų iššūkius.

1 žingsnis: susikurkite detales

Atlikite tai: likus 1-2 savaitėms iki virtualaus susitikimo

Nagai žemyn-detalės

Kodėl :

  • Išsamesnė informacija padės nustatyti būdus, kaip įveikti virtualaus susitikimo problemas, įskaitant:
    1. Technologiniai sunkumai
    2. Pertraukimai ir išsiblaškymai
    3. Pokalbio srauto trūkumas (jei nėra fizinių ženklų, žmonės linkę daugiau kalbėtis ir daugiau trukdyti)

Kaip :

  • Įsivaizduokite, kaip tiksliai jūsų susitikimas vyks nuo pradžios iki pabaigos, atsižvelgdami į toliau nurodytus veiksnius.
  • Dokumentuokite savo srautą, kad pamatytumėte būsimus planavimo veiksmus.

Technologijos ir įranga :

  • Sužinokite, kaip veikia šie virtualių susitikimų įrankiai.
  • Bendrinkite pagrindines įrankio instrukcijas su dalyviais.
  • Apsvarstykite, ką leidžia padaryti jūsų įrankio galimybės:
    1. Nutildyti / įjungti dalyvius
    2. Išjunkite dalyvių vaizdo įrašą
    3. Jei reikia, atsisakykite dalyvių
    4. Nustatykite foną
    5. Jei virtualaus susitikimo metu turite naudoti kitas programinės įrangos platformas, apsvarstykite galimybę naudoti tokią bendradarbiavimo platformą kaip Skrudinta .
    6. Pasirinkite neutralią / profesionalią aplinką, kur galėsite susitikti be pertraukų
    7. Išbandykite susitikimo įrankį kompiuteryje

„Pro-Tip“: yra daugybė visapusiškų virtualių susitikimų platformų, kurios puikiai tinka susitikimams su nuotoliniais dalyviais nustatyti keliose vietose. Jei ieškote patikimo varianto, Nextiva siūlo greitą sąranką ir puikią bendrą vartotojo patirtį.

„Nextiva“ - nuotolinio darbo programinė įranga

Užsiėmimas:

  • Sukurkite dalyvių kontrolinį sąrašą, kad pažymėtumėte, kaip žmonės kalba. Kreipkitės į žmones, kuriems dar nebuvo eilės.
  • Susitikimo pradžioje planuokite pereiti, kad visi galėtų pasakyti „labas“.
  • Sukurkite trumpą maršrutą ir objektyvią santrauką, kurią norite išsiųsti kartu su savo susitikimo kvietimu. Visi dalyviai turėtų žinoti:
    1. Susitikimo tikslas
    2. Kokias temas apimsite
    3. Kiek truks susitikimas

Patarimas patarėjui: Pridėjus susirinkimo darbotvarkę tiesiogiai į kalendoriaus kvietimą, tai yra geras būdas suteikti dalyviams greitą informaciją apie tai, apie ką bus susitikimas, taip pat yra patogus atskaitos taškas, jei jiems reikia priminimo.

ką mes darome bendradarbiaudami šešėlyje
  • Nustatykite dalyvio lūkesčius.
    1. Ar pakviesite dalyvius išvykti po tam tikrų susitikimo dalių? (Tai galėtų išlaikyti įsitraukimą)
    2. Ar paprašysi dalyvių pakaitomis kalbėti?
    3. Norėdami palengvinti posūkius, galite naudoti dalyvio nutildymo ar pakėlimo rankomis funkcijas.

Problemų sprendimas :

  • Prieš pradėdami susitikimą, įsipareigokite palaukti tik apie 3 minutes.
    • Nutildykite visus dalyvius įeinant, kad išvengtumėte bėgių, kai vėluoja atvykėliai.
  • Paprašykite, kad kas nors moderuotų dalyvių, negalinčių prisijungti, el. Laiškus.
    • Kaip vedėjas negalėsite vesti patrauklaus susitikimo, kartu teikdamas IT pagalbą.
  • Paprašykite ko nors (galbūt jūsų el. Pašto moderatoriaus) padėti nutildyti dalyvius, kurie 3 ar daugiau minučių skleidžia blaškantį foninį garsą. (Paprašius šių žmonių nutildyti, susitikimas bus tik dar labiau sutrikdytas)
  • Paprašykite, kad kažkas būtų jūsų bendras šeimininkas. Kai jūs sutelkiate dėmesį į svarbiausių dalykų nagrinėjimą, šis asmuo gali stebėti įsitraukimą.
  • Įsipareigokite „nustatyti ir pašalinti“ problemų sprendimo strategiją nenumatytiems iššūkiams.
    1. Ribotas susitikimų laikas nepalieka laiko trunkančiam trikčių šalinimui.
    2. Pvz., Jei kas nors negali prisijungti, tiesiog pasakykite, kad pasiilgsite, ir priminkite, kad išsiųsite susitikimo suvestinę.

2 žingsnis: išsiųskite virtualių susitikimų kvietimus

Atlikite tai: likus 1-2 savaitėms iki virtualaus susitikimo

Siuntimas-virtualūs-susitikimai

Kodėl :

  • Taigi dalyviai gali ruoštis ir jaudintis. (Tai taip pat padės jūsų planavimo procesui suskaičiuoti galvą!)

Ką įtraukti :

  • Susitikimo data ir laikas.
  • Technologinis formatas.
  • Įtraukite prisijungimo nuorodas ir visas instrukcijas, kurias sukūrėte atlikdami 1 veiksmą.
  • Dalyvio lūkesčiai. (Ypač jei nusprendėte įgyvendinti garsiakalbių posūkius)
  • Susitikimo maršrutas.
  • Tikslų įgyvendinimas.

3 žingsnis: siųskite virtualių susitikimų priminimus

Atlikite tai: likus 24 valandoms iki virtualaus susitikimo

Siųsti virtualų susitikimą - priminimus

Kodėl:

  • Tai padeda didinti sąmoningumą ir primena dalyviams pasirengti.

Ką įtraukti:

  • Prašymas visiems išbandyti susitikimo technologijas.
  • Išsami informacija, išdėstyta pirminiame susitikimo kvietime.

4 žingsnis: atlikite patikrinimus prieš susitikimą

Atlikite tai: 15 minučių prieš virtualų susitikimą

Kodėl:

  • Tai yra kaip fizinio susitikimų kambario įrengimas prieš atvykstant dalyviams. Norite būti pasirengę pradėti, kai tik atvyks jūsų ankstyviausias dalyvis.

Kaip:

  • Prisijunkite prie savo susitikimo su kolegomis vedėjais ir moderatoriais.
  • Patikrinkite mikrofoną ir garsiakalbius.
  • Patikrinkite susitikimo nustatymus, įskaitant visus dalyvio nustatymus (nutildymas / fotoaparato išjungimas), kuriuos norite turėti.
  • Paleiskite laukimo salę, jei tai leidžia jūsų technologija. (Jei kas nors nutiks prisijungti keliomis minutėmis anksčiau, tai nebus problema)
  • Paskutinį kartą peržiūrėkite susitikimo eigą ir kelionės planą.

5 žingsnis: Pradėkite virtualų susitikimą stilingai

Atlikite tai: virtualaus susitikimo pradžioje

Pradėkite virtualų susitikimą stilingai

Kodėl :

Kaip :

  • Atlikite vardinį kvietimą, kad visi galėtų šypsotis ir pasisveikinti.
  • Pristatykite ledlaužį, kurį pasirinkote atlikdami 1 veiksmą.

Papildomos idėjos :

  • Leiskite šiek tiek muzikos
  • Žaisk smulkmenas
  • Dalyvaukite apklausoje ar viktorinoje
  • Surenkite virtualų šokių vakarėlį
  • Pasidalinkite linksmu vaizdo įrašu, kad visi juoktųsi

6 žingsnis: būkite geriausias visų laikų virtualių susitikimų vedėjas

Atlikite tai: savo virtualaus susitikimo metu

Geriausias virtualus-susitikimų-vedėjas

Kodėl :

  • Patalpinimas iš tikrųjų sukuria virtualius susitikimus arba juos nutraukia. Priimančioji nustato tempą ir toną bei gali paveikti įsitraukimo lygį, išlaikant žmones kalbant, o ne žiūrint į savo telefonus.

Kaip :

  • Laikykitės susitikimo eigos ir maršruto. Kodėl? Tai leidžia jūsų susitikimui jaustis organizuotam ir tikslingam.

Naudokite šias strategijas / metodus, kad dalyviai būtų kuo patogesni :

  • Šypsokis.
  • Apsirenkite taip, kaip norėtumėte susitikti asmeniškai.
  • Kalbėkite lėčiau, nei kalbėtumėte asmeniškai.
  • Nutildyti visų kitų programų pranešimus.
  • Susitelkite tik į susitikimą per visą jo trukmę.
  • Kalbėkite aiškiai ir į mikrofoną.
  • Pratęskite pauzes po visko, ką sakote, kad suteiktų žmonėms daug laiko pasverti.
  • Užmegzkite „akių kontaktą“ žiūrėdami į fotoaparatą.
  • Dažnai klauskite, ar kam nors kyla klausimų ar papildomų minčių. (Virtualūs susitikimai kartais gali atrodyti kaip televizijos laidos ar pristatymai. Klausimai ir paraginimai žmonėms primena, kad jie yra aktyvūs dalyviai, o ne pasyvūs vartotojai.)
  • Darykite grupinę asmenukę (tik ekrano nuotrauką) kas 15 minučių, kad padidintumėte dėmesį ir akių kontaktą.
  • Kalbėkite rankomis, kad paskatintumėte dalyvius pažvelgti į jus ir užmegzti akių kontaktą.
  • Venkite žiūrėti į save. (Jei reikia, paslėpkite savo nuomonę)
  • Priimkite kalbėtojo indėlį tyliai linktelėdami. (Žodiniai komentarai sulėtins susitikimą, tačiau fizinis patvirtinimas praneša dalyviams, kad jie buvo išklausyti.)
  • Kvieskite dalyvius, kurie neturėjo galimybės nieko pasakyti.
  • Jei jūsų susitikimas ilgas, darykite pertraukas.
  • Naudokite papildomus ledlaužius arba ledlaužio juokeliai įtraukti dalyvius, kurie lieka prie savo darbo stalo.

Norite daugiau patarimų? Pabandykite nulaužti kai kuriuos iš šių būdų veikiant kamerai.

Ežero viršūnė 7 serija

7 žingsnis: neužbaikite tik virtualaus susitikimo - jį uždarykite

Atlikite tai: prieš atsijungdami nuo virtualaus susitikimo

Pabaiga-jūsų-virtualus-susitikimas

Kodėl :

  • Virtualūs formatai leidžia mums palikti susitikimus vienu paprastu mygtuko paspaudimu. Venkite noro paspausti tą mygtuką ir atšokti. Uždarykite susitikimą tikslu ir kontrole.

Kaip :

  • Paklauskite, ar kas nors turi kitų minčių.
  • Apibendrinkite pagrindinius dalykus.
  • Apibendrinkite tolesnius veiksmus ir paaiškinkite atsakingas šalis.
  • Papasakokite dalyviams, kad netrukus išsiųsite tolesnį el. Laišką, kad jie žinotų, kad jo stebi.

8 žingsnis: nedelsdami tęskite

Atlikite tai: pasibaigus virtualiam susitikimui

Tolesni veiksmai - nedelsiant

Kodėl :

  • Stebėjimas jums nedelsiant padeda tęsti užsiėmimą o dalyvių mintyse jūsų susitikimas yra šviežias.

Ką įtraukti į tolesnį el. Laišką :

  • Susitikimo protokolo santrauka .
  • Tolesnių veiksmų santrauka.
  • Pagrindinis susitikimo pasiekimas. (Jei pasiseks, tai atitiks jūsų pagrindinį susitikimo tikslą)
  • Įrašymas. (jei taikoma)
  • Pasitenkinimo apklausos nuoroda arba tiesiog prašymas atsiųsti jums el. Laišką su atsiliepimais. (Ar šis susitikimas buvo naudingas? Kodėl ar kodėl ne?)

Papildomi tolesni veiksmai :

  • Susisiekite su visais, kuriems kilo problemų prisijungiant prie įvykio namų biuras .
  • Jie, žinoma, bus įtraukti į jūsų pagrindinį tolesnį el. Laišką, tačiau papildomas atsiprašymas yra malonus prisilietimas.

Peržiūrėkite 8 žingsnių virtualaus susitikimo kontrolinį sąrašą

Žmonės taip pat užduoda šiuos klausimus apie virtualius susitikimus

K: Kokie yra virtualių susitikimų pranašumai?

K: Kiek laiko turėtų trukti virtualus susitikimas?

  • A: Virtualūs susitikimai turėtų trukti ne ilgiau kaip valandą. Suskirstykite susitikimą į 15 minučių segmentus ir darykite pertraukėles, kad dalyviai būtų energingi. Būkite pasirengę naudoti savo sprendimą. Jei manote, kad užsiėmimas smuko, ilgainiui gali būti produktyviau užbaigti susitikimą anksčiau laiko.

Klausimas: Kaip padaryti virtualų susitikimą interaktyvų?

  • A: Padarykite virtualų susitikimą interaktyvų, kruopščiai suplanuodami kiekvieną susitikimo aspektą. Tai apima supratimą apie priėmimo būdus, kurie žmonėms suteikia patogumą, ir įtraukimo strategijų, kurios skatina dalyvauti, nustatymą.

Klausimas: Kaip sužinoti, ar mano virtualus susitikimas buvo veiksmingas?

  • A: Sužinokite, ar jūsų virtualus susitikimas buvo veiksmingas, paprašydami grįžtamojo ryšio tolesniame susitikimo el. Laiške. Taip pat galite imtis veiksmų, kad jūsų susitikimas būtų kuo efektyvesnis planavimo procese.

Klausimas: koks pirmas žingsnis norint surengti efektyvų virtualų susitikimą?

Klausimas: Kodėl virtualūs susitikimai veikia 2021 m.

  • A: Virtualūs susitikimai veikia 2021 m., Nes mūsų poreikis susitikti nuotoliniu būdu yra didesnis nei bet kada, mūsų susitikimų technologija yra geresnė nei bet kada ir mūsų žinios apie tai, kas paverčia virtualius susitikimus sėkmingais, auga kiekvieną dieną.

Klausimas: ko man reikia norint pradėti virtualų susitikimą?

  • A: Norėdami pradėti virtualų susitikimą, jums reikia pristatomos darbo vietos, nešiojamojo ar stalinio kompiuterio, patikimo interneto ryšio, virtualaus susitikimo programinės įrangos, susitikimų dalyvių ir gero ledlaužio klausimo, kad viskas būtų pradėta. Suraskite kitus virtualių susitikimų planavimo veiksmus.

K: Ar yra būdų pagerinti nuotolinį darbuotojų įsitraukimą į virtualų susitikimą?

  • A: Pagerinkite nuotolinį darbuotojų įsitraukimą į virtualų susitikimą, laikydamiesi sąrašo, naudodamiesi ledlaužių klausimais, dalindamiesi susitikimo maršrutu ir tikslais bei atidžiai moderuodami susitikimą, kad visi dalyvautų.

K: Koks yra virtualaus susitikimo tikslas?

  • A: Virtualiojo susitikimo tikslas - skaitmeniniu būdu suburti žmones aptarti svarbius klausimus, pasiekti svarbiausių tikslų arba sukurti ir palaikyti sveikus biuro santykius.

Klausimas: Kaip pradėti virtualų susitikimą?

  • A: Turėtumėte pradėti savo virtualų susitikimą paimdami sąrašą ir pateikdami trumpą ledlaužio klausimą. Sužinokite, kaip planuoti, surengti ir užbaigti virtualų susitikimą.

Klausimas: Kaip turėčiau nutraukti virtualų susitikimą?

  • A: Užbaikite virtualų susitikimą surinkdami paskutines mintis ir apibendrindami pagrindinius dalykus bei tolesnius veiksmus. Taip pat turėtumėte planuoti išsiųsti tolesnį el. Laišką iškart po susitikimo. Suraskite daugiau virtualaus susitikimo planavimo patarimų nuo pradžios iki pabaigos.

Ar yra kažkas, ko mes praleidome? Praneškite mums apie tai komentaruose!