Kalendoriaus valdymas vykdomiesiems padėjėjams, norint sutaupyti laiko ir streso

kalendoriaus tvarkymas-vykdytojo padėjėjai

Kiek dienos išleidžiate kalendoriaus tvarkymui?



Mes girdime jus ir žinome, kad esate per daug užsiėmę tvarkydami kalendorius, kad galėtumėte ištirti, kaip galėtumėte sutaupyti laikas tvarkyti kalendorius. Be to, atrodo, kad seni geri organizaciniai įgūdžiai gali jus pasiekti taip toli, kai pasirenkate šiuolaikinį kalendorių, nesvarbu, ar tai skirta vadovui, konferencijų salei ar visai komandai.

Štai kodėl mes sukūrėme sąrašą, kad vykdytojų padėjėjų kalendorių tvarkymas būtų vėjelis. Šios priemonės ir strategijos papildo jūsų įgimtus įgūdžius, taupo jūsų laiką ir stresą, todėl kalendoriaus magija atrodo be vargo.

Kategorijos:

Daugelis šių patarimų buvo tiesiai iš mūsų „Facebook“ grupių, skirtų biurų vadovams ir vadovų padėjėjams! Pažiūrėkite, kokius išminties grynuolius gali pasiūlyti mūsų bendruomenė, ir pradėkite pokalbį.



Biuro valdytojo būsena („Facebook“ grupė skirta tik biurų vadovams)

Vykdomojo padėjėjo būklė („Facebook“ grupė, skirta tik vykdomiesiems padėjėjams)>

Prieš pradėdami naudoti mūsų sąrašą, prisiregistruokite Padėjėjas , nemokamas savaitinis informacinis biuletenis su kuruojama informacija, tokia naudinga, kad EA sako nežinantys, ar pasidalinti ja su draugais, ar pasilikti paslaptis. Gaukite patarimų ir šaltinių, panašių į toliau pateiktus, kurie kiekvieną savaitę pristatomi tiesiai į jūsų pašto dėžutę.



Tapk spalvinga

Nesenstanti spalvų kodavimo praktika niekada nepadaro nė vieno kalendoriaus lengviau suprantamo ir mažiau pribloškiančio visiems, kurie į jį žiūri. Veiksmingos spalvų sistemos sukūrimas gali užtrukti šiek tiek laiko, tačiau galite pasirinkti mėgstamą paletę, kad procesas būtų šiek tiek įdomesnis.

Pagrindinė nauda: Spalvodami savo kalendorius, nedarote jokių didelių pakeitimų savo kalendoriaus procese. Jums nereikės paaiškinti naujų įrankių ar sistemų; jūs tiesiog kuriate jau naudojamus kalendorius, kad juos būtų lengviau peržiūrėti ir suprasti.

Kaip tai išbandyti:

  • Peržiūrėkite kalendorius ir nustatykite „kibirus“. Kiekvienas kibiras įgis savo spalvą. (Kai kurie segmentai apima vidaus, kliento, asmeninius, pasikartojančius, priminimus ir keliones.)
  • Peržiūrėkite grupes su savo komandomis ir vadovais. Spalvų derinimas neveiks, jei niekas nesupras jūsų pasirinktų kategorijų.
  • Spalvokite savo kalendorių, nesvarbu, ar jis yra internete, ar programoje, ar popieriuje.
  • Sukurkite greitos nuorodos taisyklių lapą, kad palengvintumėte spalvų kodavimo procesą sau ir visiems kitiems, kurie padeda tvarkyti kalendorių.

Stebėkite visų laiko eilutes pirmadienis.com

pirmadienis-com_in_action

pirmadienis.com suteikia paprastą būdą tvarkyti datas, tvarkaraščius ir užduotis visiems, esantiems jūsų kalendoriaus tvarkymo sąraše.

Pagrindinė nauda: pirmadienis.com leidžia jums apžvelgti komandos darbo eigą, kad pamatytumėte, kur gali tekti keisti kalendorius ir tvarkaraščius. Jums net nereikia siųsti vieno el. Laiško ar surengti vieno susitikimo su būsena, kad žinotumėte, kur yra visos laiko juostos.

Kaip jį naudoti: Tiesiog sukurkite nemokamą paskyrą, pakvieskite komandos narius, pridėkite projektų ir laiko juostų ir pradėkite sklandžiai tvarkyti kalendorius ir darbo eigas.

Užblokuokite laiką kalendoriaus valdymas ir planavimas

kalendoriaus valdymo laiko nustatymas

Jei atsitiktiniai kalendoriaus valdymo šuoliai visada suvalgo jūsų dieną, pradėkite strategiškai skirti laiką, kad sutelktumėte dėmesį tik į kalendoriaus valdymą.

Pagrindinė nauda: Užblokavus laiką, kalendoriaus tvarkymas atrodys mažiau chaotiškas, nes viską galėsite atlikti vienu metu, užuot dirbę atsitiktiniais spurtais.

Kaip tai išbandyti: Užblokuokite laiką, kai biuras nėra per daug užimtas, pavyzdžiui, penktadienio popietę ar pirmadienio rytą. Naudokite šį laiką, kad peržiūrėtumėte visus tvarkomus kalendorius. Sukurkite greitą kalendoriaus suvestinę, kuria galėtumėte pasidalinti su kitais arba tiesiog pasilikti sau; santrauka yra ypač naudinga, jei jūsų plokštelėje yra keli kalendoriai.

Praneškite visiems apie jūsų laiko blokavimo planus ir nustatykite kalendorinių užklausų terminus. Viskas, kas nepasiekia jūsų iki nustatyto termino, nebent tai tikrai skubu, bus apdorota tik kitą savaitę.

Surenkite kalendoriaus valdymo susitikimus

kalendorius-susitikimas

Panašiai kaip laiko blokavimo strategija, kalendoriniai susitikimai padeda išspausti savaitę po kelis dalinius el. Laiškus ir užklausas į susitikimą, kuris, tikintis, trunka mažiau nei valandą.

Pagrindinė nauda: Šie susitikimai supaprastina kalendoriaus valdymą.

Kaip tai išbandyti: Pasinaudokite savo kalendoriaus valdymo įgūdžiais, norėdami rasti visiems tinkantį laiką, sudaryti pasikartojantį susitikimą ir sužinoti, kaip vyksta procesas.

Bandyti Dvigubai

Naudokite Dvigubai siųsti kasdienes instrukcijas su susitikimų kontekstu.

Visas jūsų užsakytų susitikimų kontekstas dažnai pasimeta vertimu. „Double“ padeda išspręsti tai, nes paprasta instruktažu lengvai pasidalinti papildoma informacija, asmeninio įvykio aprašymu ir tolesnėmis su savo vadovu susitikimo minutės formatas .

Pagrindinė nauda: Pridėkite papildomos informacijos apie renginius, kai juos planuojate, kad jūsų vadovui būtų lengviau sekti savo dieną, o ne gaišti savo laiką.

Kaip tai išbandyti: Prisiregistruokite „Double“ savo svetainėje ir atsisiųskite „Chrome“ plėtinį. Tada galėsite lengvai įklijuoti naudingą informaciją į įvykius ir sukurti asmeninius aprašymus su papildomu kontekstu savo vadovui. Tuomet dienos instruktažas galima siųsti el. Paštu arba per mobiliąją programą.

Žinok, kada negalima dalintis

klausimai su kalendoriaus valdymu

Jei jums teko susidurti su konfliktais ir konkuruojančia komunikacija, nes per daug žmonių prisidėjo prie jūsų vykdomojo, susitikimų ar konferencijų salių kalendorių, nebijokite perimti savo kontrolės. Reikalaukite, kad visos užklausos būtų pateiktos per jus, ir venkite dvigubo užsakymo, painiavos ir daug nereikalingo bendravimo.

Pagrindinė nauda: Kalendoriaus centralizavimas sutaupys jūsų laiko, streso ir daug bendravimo chaoso. Tai taip pat parodys jūsų požiūrį į perėmimą.

Kaip tai išbandyti: Sukurkite mini lyderio poziciją, paaiškindami, kiek sklandesnis bus visų dalyvaujančių asmenų kalendorinis procesas, jei galėtumėte visiškai kontroliuoti. Paprašykite jų pranešti apie pasikeitimą likusiai komandai, kad jums nereikėtų raukšlėti jokių plunksnų.

Pasinaudokite savo IT skyriaus pranašumais

Jei turite vidinį IT skyrių, pasinaudokite jų įgūdžiais ir sukurkite pritaikytą kalendorių. Kalendorius gali būti rodomas jūsų viešai rodomoje svetainėje arba intranete; gal net gali būti interaktyvus.

darbas iš namų komandos formavimo veikla

Pagrindinė nauda: Pritaikymas. Jei visada dejuojate, kaip turimi internetiniai įrankiai netenkina jūsų poreikių, tai gali būti puikus pasirinkimas.

Kaip tai išbandyti: Nustatykite visus internetinio kalendoriaus poreikius ir nuneškite jį į savo IT skyrių, kad pamatytumėte, kokia magija jie gali pasiteisinti. Eikite su visu norimų funkcijų sąrašu - tai nėra bėda, jei jie negali patenkinti visų jūsų užklausų.

Spausdinkite ir paskelbkite kalendorius

išspausdintas kalendorius

Jei nenorite būti pernelyg techniškas, taip pat galite atsispausdinti bendrus kalendorius ir juos paskelbti visur - vonios kambariuose, ant durų, rūbinėje. Jūs netgi galite spausdinti ir platinti kopijas mažoms komandoms ar atskiriems vadovams. Atspausdinimai nėra puošnūs, tačiau daugeliui žmonių vis tiek patinka žvilgtelėti į vieną paprastą popierėlį, kad suprastumėte, ką jų diena turi.

Pagrindinė nauda: Spausdinti kalendoriai papildo kitas jūsų kalendoriaus komunikacijos pastangas. Be to, spausdinimas galėtų padėti išsiskirti svarbiems tvarkaraščiams.

Kaip tai išbandyti: Jei turite spausdintuvą ir juostą, jūs gerai einate. Jei turite dizaino komandą, kuri gali priversti jūsų kalendorių pasirodyti, pasinaudokite jų pagalba, kad pritrauktumėte daugiau akių ant svarbių kalendorių.

(- Padarykite daugiau su * Padėjėjas - asistentų parengtas nemokamas savaitinis naujienlaiškis padėjėjams.)

Integruokite savo kalendorių su „Slack“

„slack-app-for-calendar-management“

Dažnai biuro ryšiams naudojamas „Slack“ taip pat padeda vartotojams tvarkyti kalendorius naudodamas įvairias patogias programas, įskaitant „Google“ kalendorius , Kyberas , Zapieras , „Eventbot“ ir Sunsama .

Pagrindinė nauda: Integruotos programos leidžia vartotojams tvarkyti kalendorius „Slack“ sistemoje, todėl viskas gali įvykti vienoje vietoje. (Pamirškite apie kelis skirtukus ir antrą ekraną, kurį galvojote apie kalendoriaus tvarkymą.) Pasirinkę įvairias „Slack“ kalendoriaus programas, rasite tokią, kuri atitiktų jūsų poreikius. Kai kurios programos netgi surenka įvykius tiesiai iš jūsų kalendoriaus ir paskelbia juos „Slack“, kad visi galėtų juos pamatyti.

Kaip tai išbandyti:

  • Sukurti nauja darbo vieta .
  • Sąsaja su „Slack Bots“, kad išsiaiškintumėte, kaip viskas veikia.
  • Naršykite „Slack“ kalendoriaus programose, kad sužinotumėte, kuri iš jų jums tinka.
  • Prijunkite tą programą ir eikite!

Naudokite „BambooHR“ programinė įranga

„BambooHR“ leidžia jums sukurti informacinį profilį visiems, su kuriais dirbate, todėl jis puikiai tinka tvarkyti gimtadienio kalendorius (ir nurodyti mėgstamiausius patiekalus), darbo jubiliejaus kalendorius, nedalyvaujančius kalendorius ir kt.

Pagrindinė nauda: Jums nereikia laukti, kol užimti darbuotojai pateiks jums atsakymą, kurio reikia norint judėti į priekį su kalendoriais; „BambooHR“ suteikia jums visą reikalingą informaciją po ranka.

Kaip tai išbandyti:

Pradėti a nemokamas bandymas ir sužinokite, kaip „BambooHR“ gali palengvinti jūsų gyvenimą.

Jei eisite į priekį, turėsite skirti šiek tiek laiko pradinei sąrankai - darbuotojai turės įvesti daug informacijos iš anksto.

Pabandykite rašyti ir nuvalyti lentas

wipe-board-for-calendar-management

Rašymo ir valymo lentos padeda mažiems biurams racionalizuoti kalendoriaus valdymą ir netgi sumažinti kai kuriuos el. Laiškus ir ryšius.

Pagrindinė nauda: Paprastumas.

Kaip tai išbandyti:

  • Gaukite rašymo ir nuvalymo kalendoriaus lentą arba nupieškite savo kalendoriaus šabloną.
  • Po pirmadienio būsenos susitikimų paprašykite visų užsirašyti susitikimus ir svarbius įvykius, įskaitant gimtadienius, atostogų dienas ir gydytojo paskyrimus.
  • Nustatykite terminą, per kurį daiktai bus įtraukti į kalendorių. Pasibaigus terminui, paimkite lentą ir įrašykite visus įvykius į savo internetinį kalendoriaus įrankį. Laikykite lentą iškabintą, kad žmonės galėtų ją nurodyti eidami pro duris.

Pasinaudokite visomis „Google“ skaičiuoklių galimybėmis

google-sheets-calendar

„Google“ skaičiuoklės gali būti puikus išlaidų stebėjimui ir ataskaitų teikimui, tačiau jos taip pat tinka tvarkyti kalendorių.

Pagrindinė nauda : Kaip paprasčiau alternatyva „Google“ lentelėms , „Google“ skaičiuoklės yra nemokamos ir lengvai naudojamos. Jie taip pat leidžia žmonėms tuo pačiu metu dirbti vienoje skaičiuoklėje - tai bendradarbiavimo funkcija, puikiai tinkanti konferencijų salėms, komandos kalendoriams ir kt.

Kaip jį naudoti: Tiesiog apsilankykite „Google“ skaičiuoklių svetainė ir pradėk nemokamai. Naudokite įvairius nemokami (ir patrauklūs) šablonai stebėti projektus, kalendorius, tvarkaraščius ir dar daugiau.

Jei turite tvarkyti savaitinius kalendorius, galite išsiųsti komandai nuorodą ir nurodyti visiems įvesti raktų datas. Vadovai gali įterpti komentarus apie pakeitimus ir klausimus į lapą. Jūs netgi galite naudoti „Google“ lapą tvarkyti susitikimo užklausas; tiesiog surašykite galimus laikus ir paprašykite žmonių įterpti savo vardus į kaimynines ląsteles, kad paimtų laiko tarpą. Pakeitimai išsaugomi nedelsiant, todėl visi, kurie tuo pačiu metu rezervuoja laiką, pamatys atnaujinimą ir jūs negausite dvigubų užsakymų.

Naudokite „Basecamp“ priimti prašymus ir išvengti nereikalingų tolesnių veiksmų

basecamp-kalendorius

Žinomas kaip projektų valdymas, „Basecamp“ taip pat gali padėti tvarkyti kalendorių. Šis įrankis padeda vartotojams tobulinti skaidraus bendravimo meną - galite priimti užklausas ir nuolat atnaujinti užklausos teikėjo užklausos būseną, kad jie neskambintų, nesiųstų pranešimų ir el.

Pagrindinė nauda: Būsenos atnaujinimai sumažina sugaištą laiką, reikalingą žmonėms pasakyti jų kalendoriaus užklausos būseną. Tai reiškia turėsite daugiau laiko kad iš tikrųjų įvykdytumėte kalendoriaus užklausas.

Kaip tai išbandyti: Pradėkite „Basecamp“ ir tada praneškite, kad „bandote“ naują kalendoriaus užklausų sistemą. Paprašykite žmonių pateikti savo užklausas jums „Basecamp“, pridėkite, tada naudokite funkciją „pridėtos ir baigtos užduotys“, kad galėtumėte pasidalinti pažanga.

Naudokite „Microsoft To Do“ už užduočių valdymą

„Microsoft-To-Do-Executive-Assistant“ įrankis

Šis įrankis leidžia sutelkti dėmesį visą dieną, sustiprinant protingą kasdienį planavimą. Viena šauniausių savybių yra jos galimybė siūlyti išmanius ir individualizuotus pasiūlymus atnaujinti kasdienių darbų sąrašą.

Pagrindinė nauda: Jums nebereikia prisiminti rankiniu būdu pridėti svarbių užduočių į kalendorius, nes „Sinchronizavimas“, kurį norite atlikti, įtraukėte.

Kaip tai išbandyti: Atsisiųskite nemokamą programą ir pradėkite teisingai tvarkyti savo užduotis! „To Do“ taip pat apima kelių platformų palaikymą ir greitą sinchronizavimą, leidžiantį tvarkyti savo gyvenimą būnant biure, namuose ar keliaujant. Taigi, jei padedate vadovui, kuris turi įprotį pamiršti susitikimus ir užduotis, priminimų funkcija padės jums greitai, lengvai ir netrukdomai paspausti. Lengva alternatyva „Wunderlist“ ir kiti panašūs valdymo įrankiai, „To Do“ gali padėti vykdomiesiems padėjėjams išlikti kelyje nepaisant įtempto grafiko.

Naudokite Robinas konferencijų salių planavimo programinė įranga

Robinas palengvina konferencijų salių kalendorių valdymą kaip niekada.

Pagrindinė nauda: Galite nustatyti įrankį, kad darbuotojai galėtų ieškoti kambarių, atsižvelgdami į jų prieinamumą, patogumus ir vietą. Galite peržiūrėti viską, kas vyksta, bet nebereikia nuobodžiai ieškoti kambarių, nes darbuotojai tai gali padaryti patys.

Kaip jį naudoti:

  • Pradėkite nemokamą bandomąją versiją arba suplanuokite demonstracinę versiją.
  • Pasakykite darbuotojams, kad pradedate bandomąją programą.
  • Leiskite programai vykdyti, tada išsiųskite apklausą, kad sužinotumėte, ką visi mano apie įrankį.

Matyti ka Venkite galite pateikti RSVP stebėjimą

„evite-for-rsvp-tracking“

„Evite“ siūlo kur kas daugiau nei pakviesti vakarėlius jūsų vaikui ar jūsų katei. Popierinių kvietimų paslauga leidžia smagiau stebėti įvykių atsakymus ir pranešti apie susitikimus.

Pagrindinė nauda: Patogus RSVP stebėjimas.

Kaip jį naudoti: Tiesiog prisijunkite, sukurkite kvietimą, išsiųskite jį ir stebėkite.

Naudokite tokias aukštųjų technologijų priemones kaip „Steelcase RoomWizard“

Šia internetine kambarių planavimo sistema siekiama išspręsti visas problemas, su kuriomis susiduriate bandydami suvaldyti, kaip visi jūsų biure yra rezervuoti susitikimų erdvės .

Pagrindinė nauda: Sistemoje yra paprastas jutiklinis ekranas, kurį galite montuoti už kambarių ribų. Šviečia raudona šviesa, rodanti užimamą kambarį, ir žalia šviesa, rodanti atvirą kambarį.

Kaip jį naudoti: Patikrinkite Produkto specifikacijos puslapį, kad nustatytumėte, ar „RoomWizard“ tinka jūsų biurui.

Naudokite „Boomerang“ kalendorius, skirtas „Gmail“

plieno dėklas-kambario vedlys

„Boomerang“ kalendoriaus sistema padeda pridėti susitikimus prie „Google“ kalendoriaus tiesiai jūsų el. Laiške.

Pagrindinė nauda: Vienu paspaudimu galite planuoti susitikimų planavimą per vieną el. Laišką.

Kaip jį naudoti: Jei biuro ryšiams naudojate „Google“ kalendorių, galite tiesiog atsisiųsti „Boomerang“ ir pradėti jį naudoti jau šiandien.

(- Padarykite daugiau su * Padėjėjas - asistentų parengtas nemokamas savaitinis naujienlaiškis padėjėjams.)

Skirtukas Daysoftheyear.com

Jei kada nors turite pridėti įdomių įvykių prie kalendoriaus kaip savo kalendoriaus valdymo pareigų dalį, turite pažymėti šią svetainę.

Pagrindinė nauda: Svetainėje pateikiama priežastis švęsti bet kurią jūsų sugalvotą dieną. (Ar žinojote, kad gegužės 25-oji iš tikrųjų yra rankšluosčių diena?)

treniruotės, kurias reikia atlikti darbe

Kaip jį naudoti: Ištraukite šią svetainę kitą kartą, kai jūsų viršininkas jums primins tuos „biuro linksmybės“ el. Laiškus, kuriuos turėtumėte siųsti.

Kokios kalendoriaus valdymo priemonės palengvina jūsų gyvenimą? Praneškite mums toliau pateiktose pastabose!