„2021“ tikriausias biuro bylų sistemos organizavimo vadovas

Pasisveikinkite su nauju dešimtmečiu ir atsisveikinkite su senų ir pasenusių biuro bylų tvarkymo sistemų painiava. Kadangi darbe tapo lengviau rasti geriausią būdą tvarkyti popierines bylas ir įdiegti naują padavimo technologiją, dabar pats tinkamiausias laikas susitvarkyti!

Mes nustatėme keletą svarbių žingsnių bet kokio dydžio verslui, bandančiam įtraukti biuro registravimo sistemą. Nuo kompiuterio failų tvarkymo iki lengvai atliekamų biuro įsilaužimų, kviečiame apsilankyti „go-to office“ vadove.



kaip-organizuoti-biuro-kartoteka-sistema

Perspektyva pradėti, organizuoti ar išvalyti biuro registravimo sistemą gali priversti net drąsiausius tarp mūsų pasislėpti už kitų, svarbesnių, „darbų“ sąrašo. Nebereikia slėptis! Šie išbandyti lauko patarimai padės jums tiksliai išlaikyti ir išlaikyti savo biuro registravimo sistemą.

Daugelis šių patarimų buvo pateikti tiesiai iš mūsų „Facebook“ biuro vadovų grupės! Pažiūrėkite, kokius išminties grynuolius gali pasiūlyti mūsų bendruomenė, ir pradėkite pokalbį. Prisijunkite prie grupės čia.



„Office Filing“ patarimai Greita paieška:

Spalvos kodas

Žmonės rašė spalvas nuo to laiko, kai raštvedybos dokumentai ir jų tvarkymo biuro dokumentų sistemos tapo gyvenimo faktu prieš kelis dešimtmečius. Išbandyta ir tikroji spalvų kodavimo technika niekada nepavyksta, ją palyginti greitai ir lengvai galima išsitraukti, net jei turite ypač sudėtingą registravimo sistemą. Spalvų kodavimas įkvėps rūšiuoti failus į protingas kategorijas, greitai surasti failus ir pridės šiek tiek malonumo į padavimo procesą.

Ši organizacinė technika yra puikus būdas popieriaus krūvas paversti tvarkingomis pakuotėmis, kurios yra geriausiai nuspėjamos. Geriausia, kad spalvų kodavimas veikia tiek fizinius, tiek skaitmeninius failus, o jei jums reikia organizuoti abiejų tipų failus, kiekvienam galite lengvai naudoti tą pačią spalvų kodavimo sistemą.



Kaip:

  • Pažvelkite į visus failus, kuriuos reikia tvarkyti, ir nustatykite keletą organizacinių kategorijų. (Tai gali užtrukti keletą kartų, kad iš tikrųjų atpažintumėte modelius ir apibūdintumėte savo kategorijas.)
  • Kiekvienai kategorijai priskirkite spalvą. (Kai kurios kategorijos apima finansinius, žmogiškuosius išteklius, sutartis ir priemones.)

Peržiūrėkite kategorijas su savo komandomis ir vadovais. Spalvų derinimas neveiks, jei niekas nesupras jūsų pasirinktų kategorijų.

  • Surinkite medžiagas spalvoms žymėti. (Tai gali būti spalvoti aplankai, kuriuos reikia įdėti į knygų lentyną, arba paprasčiausios spalvotos „washi“ juostos gabalėliai, kuriuos galima užklijuoti ant kartotekų stalčių.)

„Pop-Desk-Tray-SnckNation“ logotipas

  • Atlikite spalvų kodavimą! Rūšiuokite failus į kategorijas, užkoduotas spalvomis, ir pajusite organizacijos zen zen kiekvieną failą, kurį numeskite (arba vilkite ir upuść) į tvarkingą, spalvomis pažymėtą indą.
  • Sukurkite greitos nuorodos taisyklių lapą, kad palengvintumėte spalvų kodavimo procesą sau (pridedant naujus failus) ir visiems kitiems, kurie ateityje padės jums organizuoti biuro dokumentų sistemą.

spalvų kodavimo padavimo sistema

Kodėl tai veikia:

Spalvų kodavimas yra panašus į mokymosi procesą, žinomą kaip „susikaupimas“ apibrėžė el. mokymosi treneris „... strategija suskaidyti informaciją į kąsnio dydžio gabalus, kad smegenys galėtų lengviau suvirškinti naują informaciją“.

Kai nuspalvinate kalną popieriaus, atsitiktinę informacijos masę paverčiate gabalėliais, kuriuos jūs ir jūsų smegenys gali lengvai surūšiuoti, kai reikia rasti ką nors konkretaus. Jei jums reikia rasti sąskaitą faktūrą popieriaus krūvoje, galite būti priblokštas ir pasiduoti, bet jei jums reikės rasti sąskaitą faktūrą naujoje spalvų kodavimo sistemoje, tada žinosite, kad ieškote žalios vėliavos, kuri žymi „finansinius dokumentus“.

Skaitmeninti

Skaitmenindami failus iš esmės sukursite elektroninę dokumentų tvarkymo sistemą. Daugeliui žmonių yra daug lengviau organizuoti skaitmeninę kartotekų sistemą per popierinę kartografavimo sistemą, kai kiekviena popierinė byla buvo paversta skaitmeniniu formatu. Jei nuspręsite skaitmeninti failus, pirmiausia turėsite nuskaityti ir konvertuoti senus failus, o tai gali būti daug laiko reikalaujantis procesas.

Kaip:

Ypatingas ačiū už Francisco iš mūsų „Facebook“ grupė už šių patarimų išdėstymą!

  • Nuspręskite, kaip tvarkyti failus skaitmeniniu būdu. Ar naudosite „of-the-box“ programinės įrangos sprendimas , tinklo diską, kurį prižiūri jūsų pačios IT (informacinių technologijų) grupė, arba nemokamą debesų platformą, panašią į Google diskas ?
  • Naudokite patikimą ir efektyvų nuskaitymo įrenginį. (Francisco naudojo a Richo mašina su galimybe nuskaityti dokumentus ir siųsti juos į iš anksto priskirtus tinklo aplankus.)

Francisco taip pat rekomenduoja:

„Nustatykite, ar turite atsarginę debesies saugyklos vietą savo dokumentams. Tai ypač svarbu, jei tvarkote dokumentus, kurie, pametę, gali padaryti didžiulę žalą klientams, klientams ar kitoms verslo operacijoms “.

  • Nustatykite, kas turės prieigą prie failų pridėjimo ir tvarkymo jūsų sistemoje.
  • Sukurkite standartizuotą nuskaitytų failų pavadinimų suteikimo tvarką. Tai palengvins failų paiešką ir paiešką jūsų elektroninėje sistemoje.
  • Francisco rekomenduoja prie failų pavadinimų pridėti datas (ar bent metus), todėl bus lengviau sužinoti, kada jas ištrinti ar archyvuoti. „Penn Libraries“ yra puikus sąrašas failų įvardijimas geriausia praktika norėdamas pradėti.
  • Sukurkite savo būsimos skaitmeninės registravimo sistemos žemėlapį. Padarykite šį maketą kuo tikslesnį, kad galėtumėte numatyti visas problemas, susijusias su jūsų organizavimo schema. Atnaujinkite žemėlapį, kai baigsite projektą, kad įtrauktumėte visus pakeliui atliktus pakeitimus. Kai baigsite, šis žemėlapis padės lengvai rasti dalykus, kai pažinsite savo naują sistemą.
  • Nuskaitykite dokumentus:
    • Naudodami antspaudą ar lipdukus pažymėkite fizinius failus, kurie jau buvo nuskaityti sistemoje.
    • Jei jūsų skaitmeninė failų sistema leidžia, prie kiekvieno dokumento pridėkite raktinius žodžius, kad failus būtų lengviau rasti.
    • Skirkite laiko, kad išvengtumėte klaidų. Net paprasta klaida vieną dieną gali padaryti neįmanoma rasti reikalingo failo. Dokumentų nuskaitymas į naują sistemą yra daug laiko reikalaujantis procesas, tačiau atminkite: galų gale tai padarysite!

skaitmeninimo-padavimo sistema

Kodėl tai veikia:

Skaitmeninės registravimo sistemos automatizuoja jūsų biuro dokumentų sistemos „failų radimo“ aspektą. Užuot vartiusi aplankus ir kaupus, rizikuodama popieriaus iškarpomis ir galvos skausmais, skaitmeninė sistema leis jums ieškoti kelių raktinių žodžių arba rūšiuoti failus į abėcėlės sąrašą ir lengvai rasti tai, ko norite.

Skaitmeninės sistemos taip pat leidžia lengvai pridėti naujus failus ir netgi pasidalyti padavimo pareigomis komandoms. Sąranka reikalauja daug darbo, tačiau laiko ir streso, kurį sutaupote vėliau, verta.

Nustatykite galiojimo datą

Tai gali atrodyti kaip apgaulė, tačiau vienas geriausių būdų tvarkyti biuro bylų sistemą yra sumažinti tvarkomų failų skaičių. Failų išrinkimas pagal turinį gali būti keblus, nes sunku nustatyti, kuriuos failus reikia išsaugoti ir kuriuos failus galima mesti, tačiau failų išmetimas pagal amžių yra saugus, standartizuotas būdas nuspręsti, ką galite mesti.

Kaip:

  • Nustatykite „metimo“ amžių savo failams - 1 metai, 5 metai, 10 metų ... kas atrodo tinkama jūsų saugomoms byloms ir vykdomam verslui.
    • Jei bijote, kad failų gali prireikti dar kartą, tiesiog perkelkite juos į „archyvo“ langelį ar aplanką, suskirstytą pagal metus. (Tai bent jau apsaugo jūsų pagrindinę failų sistemą nuo netvarkingų dokumentų.)
  • Sukurkite pasikartojantį susitikimą savo kalendoriuje - galbūt pirmąją savaitę atgal į naujus metus - ir atliksite didžiulį failų išvalymą.

Kodėl tai veikia:

Atmetus senus failus, sistema bus švari, tvarkinga ir aktuali. Tai taip pat taupo jūsų laiką palaikant sistemą darbingą ir padeda išvengti švaistymas laiko tvarkyti failus niekam daugiau nebereikės.

Skaldyk ir užkariauk

sugrupuota padavimo sistema

Jei failai, kuriuos turite tvarkyti, yra aktualūs tik konkretiems skyriams, paprašykite kiekvieno iš šių grupių asmens sutvarkyti savo failus, kol kuriate visuotinę failų valdymo struktūrą.

Kaip:

  • Sukurkite organizacijos struktūrą pagal departamentą, užuot naudoję kategorijas, kurios grupuoja failus pagal svarbiausias temas, pvz., Finansus ar žmogiškuosius išteklius.
  • Atitinkamai padalykite failus.
  • Nusiųskite bylas kiekvieno skyriaus dalyko ekspertui, pageidautina, kad kažkas jūsų pažįstamas turėtų nuostabių organizacinių įgūdžių. Paprašykite šio savanorio logiškai sutvarkyti failus ir sukurti raktą jūsų nuorodai.
  • Surinkite sutvarkytus departamento failus ir pridėkite juos prie savo bendros sistemos.

Kodėl tai veikia:

Paprašydami žmonių, kurie supras failus ir kuriems reikia prieiti prie failų, jie dalyvaus organizavimo procese, užtikrinsite, kad jūsų sistema veiks.

Tvarkykite failus ant sienų

Montuokite failų laikiklius tiesiai ant savo sienų, užuot naudoję kartoteką ar lentyną.

Kaip:

  • Nustatykite savo organizacines kategorijas ir apibrėžkite, kokio tipo dokumentai būtų priskirti kiekvienai kategorijai.
  • Montuokite erdvius sieninius laikiklius vienoje iš biuro bendrų patalpų. (Gaukite patrauklių turėtojų, tinkančių jūsų įmonės prekės ženklui, kad šios pastangos būtų dvigubos, kaip biuro dizaino iniciatyva.) Pažymėkite kiekvieną turėtoją pagal pagrindinę kategoriją ir nurodykite, kokio tipo failai turėtų būti kiekviename. Apsvarstykite, kaip galite padaryti etiketę užimtam darbuotojui lengvai suprantamą per kelias sekundes ar mažiau.

Kokie failai čia eina?

  • Sąskaitos
  • Kvitai
  • Prašymai grąžinti pinigus
    • Siųskite el. Laišką visiems įmonės darbuotojams, kad paaiškintumėte savo procesą. Užuot atnešę failus jums, žmonės gali juos pridėti prie turėtojų.
  • Jei reikia, išvalykite failus kartą per savaitę.

padavimo sistema ant sienos

Kodėl tai veikia:

dvasios savaitės idėjos darbui

„Office“ failai yra kolektyviniai šaltiniai, todėl logiška, kad jų tvarkymas turėtų būti kolektyvinė atsakomybė. Nors galbūt turite ambicingų planų, kaip palaikyti puikiai tvarkomą biuro dokumentų sistemą, viskas gali sugriūti, jei ir kada užsiimsite. Ši sistema užtikrina, kad failai bus tvarkomi pagal kategorijas, o ne kaupiami atsitiktiniame krūvoje.

Tvarkykite pagal svarbą

Kiekvienas, kuris kada nors ieškojo bylų, supranta karštą norą rasti būtent tai, ko jums reikia, užuot radęs 100 jums nereikalingų dalykų. Pvz., Pabandykite tvarkyti savo biuro bylas pagal svarbą, kad dokumentų paieška būtų malonesnė visiems.

Kaip:

  • Apklauskite darbuotojus ir paklauskite, kokių biuro failų jiems reikėjo surasti ar pasiekti ištisus metus. (Padarykite šią apklausą privalomą ir prireikus kreipkitės į vadovybę.)

Peržiūrėkite atsakymus ir grupuokite failų tipus į pakopas pagal prieigos reikalavimus. (Pagal jūsų apklausą aukščiausia pakopa būtų penki dažniausiai pasiekiami failų tipai.)

  • Organizuokite savo skaitmeninę ar fizinę sistemą pagal šias kategorijas. Taip pat būtinai sukategoruokite ir pažymėkite antrines bylas. Pavyzdžiui, galite pažymėti aukščiausio lygio failus „Svarbiausi failai“ ir įtraukti atskiras etiketes „kvitams“, „sutartims“ ir „apklausos rezultatams“.

Kodėl tai veikia:

Visi nori failų sistemos, kuri, atrodo, tiksliai numato tai, ko ieško. Organizuodami savo sistemą remdamiesi „daugumos taisykle“, turite daugiausiai galimybių sukurti failų sistemą, kuri iš tikrųjų pateiks būtent tai, ko reikia žmonėms.

Planuokite organizuoti reguliariai

Net pati geriausia biuro registravimo sistema neliks savaime sutvarkyta. Geriausia tai nepamiršti ir planuoti šiek tiek padirbėti, kad sistema būtų tvarkoma kas savaitę. Pridedant šiek tiek pastangų pasikartojant, jausitės daug mažiau nei bandydami išvalyti visus metus netinkamai tvarkomus failus vienu metu.

Kaip:

Nustatykite pasikartojantį kalendoriaus priminimą ir nepamirškite, kad ši užduotis yra šventa. Pasitelkite kai kuriuos bendradarbius, kad būtumėte atsakingi ir savaitinis renginys būtų įdomus. (Taip pat galite įsteigti atlygį, kad padidintumėte savo organizacijos motyvaciją.)

organizavimas-bylos-kasdien

Kodėl tai veikia:

Organizacijos palaikymas yra realistiškesnis ir valdomesnis nei sistemos organizavimas nuo nulio kartą per metus.

Atskirti vykdomą darbą nuo atlikto darbo

Šis genialus patarimas iš Proto įrankiai supaprastina visą registravimo sistemą. Vis tiek galite organizuoti užbaigtų projektų failus, tačiau juos atskyrus nuo failų, susijusių su vykdomu darbu, failų paieška bus daug greitesnė ir efektyvesnė.

Kaip:

  • Pasilikite bet kokią esamą kategorizavimo techniką, kuri jums tiko, bet pridėkite dvi svarbiausias kategorijas: „Užbaigta“ ir „Vykdoma“.
  • Pridėkite laiko žymes ar etiketes prie failų grupavimo pagal užbaigimo datą, numatomą ar faktinę.
  • Pridėkite visas numatomas užbaigimo datas prie savo kalendoriaus, kad žinotumėte, kada ateis laikas tvarkytis.

Kodėl tai veikia:

Žmonės, turintys logiką, turi daugiausiai prisijungti prie nebaigto darbo bylų, o dokumentų tvarkymas pagal prieigos skubumą ir dažnumą yra vienas iš geriausių būdų užtikrinti, kad failų sistema būtų praktiška ir ne tik efektyvi. organizuotas.

Premijos tipas: Raskite būdą, kaip tvarkyti savo dokumentų sistemą įdomu ar bent jau įmanoma. Galbūt tai reiškia, kad reikia įsigyti gražių organizavimo reikmenų, kurie padarys darbą malonų, arba įdarbinti bendradarbį, kuris jums padės, kad organizacijos sesijų metu galėtumėte pasidalinti kokybiškais pokalbiais.

Paprasčiausiai išsiaiškinkite būdą, kaip padaryti failų tvarkymo užduotį jums naudingiausią - tai geriausias būdas įsitikinti, kad svarbi failų tvarkymo užduotis netampa baisi.

Ar kada gali turėti per daug organizavimo patarimų? Mes manome, kad ne! Pasidalinkite savo patarimais žemiau, kad visi galėtume mėgautis puikiai organizuotais biurais!

P.S. Daugelis šių patarimų buvo pateikti tiesiai iš mūsų „Facebook“ biuro vadovų grupės! Pažiūrėkite, kokius išminties grynuolius gali pasiūlyti mūsų bendruomenė, ir pradėkite pokalbį. Prisijunkite prie grupės čia.

„Office“ instrukcijos